La convocazione del consiglio direttivo di un’associazione è l’atto formale con cui il soggetto competente, di norma il presidente o altra figura prevista dallo statuto, informa i consiglieri dell’appuntamento comunicando data, ora, luogo e ordine del giorno. Serve a garantire la regolarità procedurale e il diritto dei membri alla partecipazione e all’informazione, creando il presupposto per assumere deliberazioni vincolanti per l’ente e per rendere le decisioni verificabili tramite il verbale; deve rispettare le modalità e i termini previsti dallo statuto o dalla legge, la loro inosservanza potendo rendere impugnabili o annullabili le deliberazioni adottate.
Indice
Come scrivere una convocazione consiglio direttivo associazione
La convocazione del consiglio direttivo di un’associazione deve contenere tutte le informazioni necessarie a garantire la regolare partecipazione e la validità delle deliberazioni, nel rispetto delle previsioni statutarie e della normativa vigente. Innanzitutto è indispensabile indicare chiaramente la data, l’ora e il luogo della riunione; se lo statuto lo prevede o se la pratica lo consente, è opportuno specificare anche la modalità di svolgimento (presenza fisica, collegamento telematico o modalità mista) e le istruzioni pratiche per l’accesso alla seduta da remoto, nonché i requisiti tecnici per l’identificazione e la partecipazione valida. La convocazione deve riportare l’ordine del giorno con l’indicazione puntuale degli argomenti che saranno trattati: ogni voce va descritta con sufficiente dettaglio perché i consiglieri possano conoscere la materia e prepararsi alla discussione, e per le decisioni più delicate o che richiedono votazioni qualificate è utile precisare la natura della deliberazione richiesta.
Occorre inoltre specificare la persona che convoca il consiglio e la sua qualifica (ad esempio il presidente o altro organo previsto dallo statuto), la modalità con cui la convocazione è stata effettuata (notifica scritta, posta elettronica certificata, email ordinaria, consegna a mano, ecc.), la data di invio e il termine di preavviso rispettato o richiesto dallo statuto; in mancanza di indicazioni statutarie il preavviso dovrebbe essere congruo rispetto alla complessità degli argomenti. La comunicazione dovrebbe altresì chiarire se è ammessa la rappresentanza mediante delega o procura, eventuali limiti alle deleghe, e le regole sul quorum necessario per la validità delle riunioni e sulle maggioranze richieste per l’adozione delle deliberazioni, sempre in conformità a quanto stabilito dallo statuto o dalla legge.
È buona prassi allegare alla convocazione la documentazione utile per l’esame delle materie all’ordine del giorno: relazioni, bilanci, proposte di delibera, preventivi o qualsiasi documento tecnico che consenta decisioni consapevoli. Quando intervenissero soggetti esterni chiamati a relazionare o a fornire pareri (revisori, consulenti, commissari), la convocazione dovrebbe indicarne la presenza prevista. Infine la convocazione può richiamare le conseguenze del mancato rispetto delle formalità di convocazione previste dallo statuto (ad esempio la possibile nullità o impugnabilità delle deliberazioni) e le modalità di verbalizzazione delle sedute, precisando chi redigerà il verbale e come e quando sarà reso disponibile ai membri del consiglio.
Esempio di convocazione consiglio direttivo associazione
[Logo o intestazione dell’Associazione]
Spett.le Consiglio Direttivo
Associazione “[NOME ASSOCIAZIONE]”
Luogo, data
Oggetto: Convocazione del Consiglio Direttivo
Il sottoscritto Presidente [NOME E COGNOME], ai sensi dell’art. [indicare articolo] dello Statuto sociale e delle vigenti disposizioni associative,
CONV O CA
i membri del Consiglio Direttivo dell’Associazione “[NOME ASSOCIAZIONE]” a partecipare alla riunione che si terrà:
1ª convocazione: il giorno [Giorno, Data] alle ore [Ora] presso [indirizzo completo / sede dell’associazione / piattaforma telematica: indicare link e modalità di accesso];
2ª convocazione (se necessaria): il giorno [Giorno, Data] alle ore [Ora] presso [indirizzo / piattaforma] con il medesimo ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1. Lettera di apertura e verifica dei poteri;
2. Approvazione verbale seduta precedente;
3. [Tema 1 – es. approvazione bilancio consuntivo / preventivo];
4. [Tema 2 – es. programmazione attività annuale];
5. [Tema 3 – es. nomina commissioni / deleghe];
6. Varie ed eventuali.
Si ricorda che, ai sensi dell’art. [indicare articolo] dello Statuto, la riunione è validamente costituita in prima convocazione con la presenza di [indicare maggioranza richiesta, es. la metà più uno dei membri] e in seconda convocazione con la presenza di [indicare diversa regola se prevista, altrimenti specificare “qualsiasi numero di presenti”]. Le deliberazioni saranno adottate a maggioranza dei presenti, salvo diversa maggioranza prevista dallo Statuto o dalla legge.
Modalità di partecipazione in videoconferenza (se previste): la partecipazione mediante strumenti di telecomunicazione è equiparata alla presenza fisica e verrà considerata valida per la costituzione del Consiglio e per le votazioni, purché sia garantita l’identificazione dei partecipanti e il collegamento continuo per tutta la durata della riunione.
Eventuali deleghe: qualora lo Statuto ammetta la rappresentanza mediante delega, la stessa dovrà pervenire in forma scritta al Presidente entro [indicare termine] ore/minuti antecedenti l’orario stabilito per la riunione, secondo le modalità previste dallo Statuto.
Documentazione: la documentazione relativa ai punti all’ordine del giorno è a disposizione dei Consiglieri presso la segreteria dell’Associazione [o allegata alla presente / inviata via email] e potrà essere consultata previo contatto con [nome referente e recapito].
Si prega di confermare la partecipazione, anche tramite comunicazione a mezzo email a: [indirizzo email] o telefono [numero], entro il giorno [data].
Distinti saluti.
Per il Presidente
Firma
[NOME E COGNOME]
Presidente – Associazione “[NOME ASSOCIAZIONE]”
Indirizzo: [indirizzo]
Telefono: [numero]
Email: [email]
Allegati:
– Documenti relativi ai punti all’ordine del giorno (elenco)