La convocazione dell’assemblea per la chiusura di un’associazione è l’atto formale con cui si convoca l’organo decisionale dei soci affinché venga deliberato lo scioglimento e siano assunte tutte le decisioni conseguenti previste dallo statuto e dalla legge. Serve a garantire la regolarità della procedura (notifica ai soci, quorum e maggioranze richiesti), a determinare le modalità di liquidazione del patrimonio, a nominare eventuali liquidatori, a decidere sulla devoluzione dell’attivo e a creare la documentazione necessaria per la successiva cancellazione dagli elenchi o registri pubblici.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea per chiusura associazione
La convocazione dell’assemblea finalizzata alla chiusura (scioglimento) di un’associazione deve contenere informazioni chiare, complete e inequivocabili che permettano ai soci di valutare la questione, esercitare il diritto di partecipazione e adottare decisioni vincolanti nel rispetto dello statuto e della legge. Innanzitutto è indispensabile indicare con precisione chi convoca l’assemblea, specificando il soggetto o l’organo che ha emanato la convocazione e la sua qualifica statutaria; ciò serve a dimostrare la legittimità della convocazione stessa. Devono essere riportati il giorno, l’ora e il luogo dell’assemblea in prima convocazione e, se previsto, l’ora e il luogo della eventuale seconda convocazione, con l’avvertenza sui termini esatti di ricorso alla seconda convocazione conformemente allo statuto o alla normativa applicabile. La sede può essere fisica oppure indicare modalità di partecipazione a distanza: in quest’ultimo caso la convocazione dovrebbe descrivere le modalità tecniche e le regole per l’esercizio del diritto di voto attraverso strumenti telematici.
È fondamentale che la convocazione riporti in modo dettagliato l’ordine del giorno, con la formulazione precisa delle deliberazioni proposte; per una delibera di scioglimento ciò significa specificare che si propone lo scioglimento dell’associazione, l’eventuale nomina dei liquidatori, la proposta sul regime e sulla destinazione del patrimonio residuo e ogni altra misura connessa (ad esempio trasferimento di beni, cancellazioni da registri, adempimenti fiscali). Accanto all’ordine del giorno va indicato il materiale informativo che sarà messo a disposizione dei soci: il bilancio consuntivo e il rendiconto patrimoniale aggiornato, la relazione degli organi dirigenti contenente le ragioni dello scioglimento, eventuali proposte di destinazione delle attività e dei beni, nonché ogni documento utile alla piena comprensione della situazione economica e patrimoniale dell’associazione. La convocazione deve altresì precisare dove e come tali documenti possono essere consultati prima dell’adunanza e, se previsto, entro quale termine possono essere richieste copie o chiarimenti.
Deve essere chiarito il termine entro il quale la convocazione viene notificata ai soci e il mezzo utilizzato per la comunicazione (PEC, raccomandata, posta elettronica, affissione o altro), in modo da rispettare i termini statutari o, in mancanza, un preavviso congruo; la correttezza di questo adempimento è essenziale per la validità delle deliberazioni. La comunicazione dovrebbe anche spiegare le regole procedurali che reggono la votazione: il criterio per la determinazione del diritto di voto (chi è legittimato a votare alla data indicata), l’eventuale possibilità e modalità di delega o rappresentanza, il tipo di votazione prevista (segreta o palese) e ogni altro procedimento previsto dallo statuto. Poiché per lo scioglimento spesso sono richieste maggioranze qualificate o specifici quorum di presenza, la convocazione deve richiamare i criteri di maggioranza e di costituendo previsti dallo statuto o dalla legge, invitando i soci a verificare le conseguenze di quorum non raggiunti o di maggioranze insufficienti.
Non vanno trascurati gli elementi formali: la convocazione deve essere sottoscritta da chi la emette, con l’indicazione della data e del luogo di emissione; questo serve a comprovare la regolarità del procedimento convocatorio. È opportuno menzionare le eventuali conseguenze e gli adempimenti successivi all’approvazione dello scioglimento, quali la nomina del liquidatore e i suoi poteri, l’obbligo di redazione del bilancio finale di liquidazione, le comunicazioni agli enti pubblici o ai registri in cui l’associazione è iscritta e, se del caso, le implicazioni fiscali e contabili. Infine, la convocazione dovrebbe contenere una raccomandazione pratica a consultare lo statuto e la normativa applicabile e, se necessario, a rivolgersi a un professionista per chiarimenti, poiché la regolarità formale e sostanziale dell’atto di scioglimento è condizione per la sua efficacia e per evitare successivi vizi di nullità o annullabilità. Se vuoi, posso verificare una bozza di convocazione alla luce dello statuto dell’associazione o predisporne un testo conforme alle regole che ho descritto.
Esempio di convocazione assemblea per chiusura associazione
[LOGO o INTESTAZIONE DELL’ASSOCIAZIONE]
ASSOCIAZIONE: ___________________________________________
SEDE LEGALE: ____________________________________________
CODICE FISCALE / P.IVA: _________________________________
CONVOCAZIONE ASSEMBLEA STRAORDINARIA DEI SOCI
Il/la sottoscritto/a Presidente / Presidente del Consiglio Direttivo dell’Associazione sopra indicata,
ai sensi dello Statuto sociale e delle disposizioni di legge vigenti,
CONVOCA
l’Assemblea dei Soci in sessione STRAORDINARIA, in prima convocazione il giorno __________________ alle ore ________ presso la sede sociale in ______________________________________;
in seconda convocazione, qualora per la prima convocazione non si raggiunga il numero legale, il giorno __________________ alle ore ________ presso la sede sociale o, in alternativa, in ______________________________________.
Ordine del Giorno
1. Nomina del Presidente dell’Assemblea e del Segretario verbalizzante;
2. Verifica della regolare convocazione e del numero legale per la validità dell’Assemblea;
3. Proposta di scioglimento dell’Associazione e motivazioni connesse;
4. Nomina del/i liquidatore/i e determinazione dei poteri, attribuzioni e, se del caso, dell’eventuale compenso;
5. Approvazione della procedura e del piano di liquidazione, con determinazione delle modalità per l’estinzione dei debiti e per la destinazione dell’eventuale patrimonio residuo, in conformità allo Statuto e alla normativa vigente;
6. Approvazione del rendiconto finale di liquidazione e svincolo dei liquidatori;
7. Conferimento di ogni più ampio potere al Presidente del Consiglio Direttivo e/o al/i Liquidatore/i per l’esecuzione delle delibere assunte, ivi compresa la sottoscrizione di ogni atto, comunicazione e adempimento presso uffici pubblici, enti e banche;
8. Varie ed eventuali inerenti alla chiusura e liquidazione dell’Associazione.
Documentazione
I documenti relativi ai punti all’ordine del giorno (proposta di scioglimento, eventuale progetto di liquidazione, bilancio, documentazione amministrativa) sono depositati presso la sede sociale e disponibili per consultazione da parte dei Soci nei giorni lavorativi antecedenti l’Assemblea.
Partecipazione e Rappresentanza
Possono partecipare all’Assemblea i Soci in regola con le condizioni previste dallo Statuto. La partecipazione potrà avvenire anche mediante delega, nei termini e con le modalità previste dallo Statuto sociale (o, in mancanza, previa comunicazione scritta al Presidente). Si invita a far pervenire eventuali deleghe o comunicazioni alla Segreteria dell’Associazione prima dell’inizio dell’Assemblea.
Si pregano i Sigg. Soci di prendere parte ai lavori, anche al fine di consentire il raggiungimento del quorum necessario per le deliberazioni.
Luogo e data di emissione: ______________________, li __ / __ / ______
Firma
Il Presidente / Il Presidente del Consiglio Direttivo
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Nome e Cognome
Recapito per comunicazioni: tel. ____________ – e-mail ______________________
(Per presa visione:)
Il Segretario
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Nome e Cognome