La convocazione dell’assemblea condominiale per dimissioni dell’amministratore è la comunicazione formale che porta all’attenzione dei condomini la decisione dell’amministratore di lasciare l’incarico e pone all’ordine del giorno la necessità di deliberare sulle conseguenti misure. Serve a garantire che la questione venga trattata in sede assembleare rispettando le regole di legge e del regolamento condominiale, consentendo la nomina di un nuovo amministratore o l’adozione di provvedimenti transitori, nonché la gestione del passaggio di consegne, la verifica della rendicontazione e la tutela degli interessi comuni. La regolarità della convocazione e la precisione dell’ordine del giorno sono essenziali perché le deliberazioni prese siano valide e opponibili a tutti i condomini.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea condominiale per dimissioni amministratore
La convocazione dell’assemblea condominiale indetta in relazione alle dimissioni dell’amministratore deve riportare, con chiarezza e senza ambiguità, tutte le informazioni necessarie perché i condomini possano valutare l’oggetto della riunione e parteciparvi esercitando il proprio diritto di voto in modo consapevole. In primo luogo la comunicazione deve indicare il soggetto che convoca l’assemblea (chi esercita il diritto di convocazione), il giorno, l’ora e il luogo dell’adunanza in prima convocazione e, separatamente, l’ora e il luogo dell’adunanza in seconda convocazione, così come richiede la disciplina sulle modalità di convocazione. L’ordine del giorno deve essere formulato in modo preciso: non è sufficiente un generico richiamo a “varie ed eventuali” ma va esplicitato che all’assemblea sono poste in deliberazione l’accettazione delle dimissioni dell’amministratore e tutte le conseguenti operazioni, ad esempio la nomina del nuovo amministratore, la determinazione del compenso e della durata dell’incarico, la surroga o il conferimento di deleghe provvisorie; se le dimissioni sono già state protocollate, è opportuno che nella convocazione sia indicata la data di efficacia delle dimissioni così come dichiarata dall’amministratore, o la proposta di data in caso di dimissioni con preavviso.
È buona prassi, e spesso essenziale per la validità e la trasparenza della procedura, allegare o rendere immediatamente disponibili i documenti rilevanti alla decisione: la lettera di dimissioni dell’amministratore, il rendiconto e la documentazione contabile più aggiornata, eventuali proposte di candidature o curricula di soggetti da nominare, preventivi o condizioni economiche proposte da possibili sostituti e ogni altro documento che i condomini debbano poter esaminare prima dell’assemblea per esprimere un voto informato. La convocazione dovrebbe inoltre richiamare le norme che disciplinano quorum e maggioranze richiesti per le deliberazioni in materia di amministrazione (con riferimento alle disposizioni di legge e al regolamento condominiale), in modo che ciascun condomino sappia quali condizioni sono necessarie per la validità delle decisioni in prima e seconda convocazione; se lo statuto o il regolamento condominiale prevedono modalità particolari di voto o tempistiche diverse per la convocazione, è opportuno richiamarle esplicitamente nella lettera di convocazione.
Deve essere specificata la modalità di notificazione della convocazione e il termine entro cui questa è stata inviata o affissa, nonché l’indicazione dei recapiti utili per ottenere informazioni o copia della documentazione; se è prevista la possibilità di delega è utile che la convocazione chiarisca le formalità richieste per la delega e gli eventuali limiti posti dal regolamento. Infine, quando l’assemblea è convocata da uno o più condomini (e non dall’amministratore), la convocazione dovrebbe contenere una breve motivazione dell’urgenza o della necessità della riunione e l’indicazione, ove già nota, degli argomenti collegati alle dimissioni cui si chiede di deliberare, così da consentire ai condomini di valutare in anticipo le implicazioni patrimoniali e gestionali della cessazione dell’incarico e della nomina del successore.
Esempio di convocazione assemblea condominiale per dimissioni amministratore
AVVISO DI CONVOCAZIONE ASSEMBLEA CONDOMINIALE
Condominio: __________________________
Indirizzo: ____________________________
Data comunicazione: ___________________
Ai Sigg. Condomini
Il/La sottoscritto/a ____________________, in qualità di Amministratore pro tempore del Condominio sopra indicato,
convoca l’Assemblea ordinaria/straordinaria del Condominio in prima convocazione per il giorno
__________ alle ore __________ presso __________________________ (luogo),
e, occorrendo per mancanza del numero legale, in seconda convocazione per il giorno
__________ alle ore __________ presso __________________________ (luogo),
per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1. Presa d’atto delle dimissioni rassegnate dall’Amministratore Sig./Sig.ra ____________________.
2. Nomina del nuovo Amministratore: candidature, attribuzioni, durata dell’incarico e determinazione del compenso.
3. Eventuale affidamento temporaneo delle funzioni amministrative fino alla nomina del nuovo Amministratore.
4. Conseguenti determinazioni in ordine alla consegna e alla gestione della documentazione condominiale (rendiconto, conti correnti, contratti, pratiche in corso).
5. Modalità di comunicazione ai terzi e atti necessari per il passaggio di consegne.
6. Varie ed eventuali inerenti.
Si invitano i condomini a partecipare personalmente o per delega scritta. I documenti relativi agli argomenti all’ordine del giorno sono a disposizione dei condomini presso l’amministrazione o potranno essere visionati previa richiesta al seguente recapito: ____________________ (telefono/PEC/email).
Si prega di segnalare eventuali deleghe e di presentarsi muniti di documento di identità.
Luogo e data: ____________________
Firma
______________________________
Nome e qualifica (Amministratore pro tempore o soggetto convocante)
Recapiti: telefono __________________ — PEC/email __________________
Fac-simile delega
Io sottoscritto/a __________________________, proprietario dell’unità immobiliare n. _____, delego il Sig./la Sig.ra __________________________ a rappresentarmi e a votare per mio conto nella Assemblea del Condominio sopra indicata, convocata in data ________ (in prima convocazione) e, occorrendo, in seconda convocazione il ________.
Luogo e data: _____________
Firma: ____________________