Si tratta dell’atto con cui l’amministratore convoca i condomini per discutere e deliberare sulla partecipazione del condominio a una procedura di mediazione relativa a una controversia condominiale. Lo scopo è informare i condomini, porre all’ordine del giorno la proposta di attivare la mediazione e ottenere la decisione necessaria per autorizzare l’amministratore a rappresentare il condominio, nominare eventuali delegati e approvare le spese connesse, in modo da cercare una soluzione negoziata e, se possibile, evitare il contenzioso giudiziario nel rispetto delle maggioranze previste dalla legge.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea condominiale per partecipare a mediaizone
La convocazione dell’assemblea condominiale che ha per oggetto la partecipazione a una procedura di mediazione deve essere redatta con chiarezza e completezza tali da permettere a ciascun condomino di comprendere esattamente la natura della questione posta in votazione e di esercitare il proprio diritto di partecipazione e di voto in modo consapevole. Innanzitutto l’avviso deve indicare l’organo che convoca (generalmente l’amministratore), i destinatari e la forma della comunicazione, nonché il giorno, l’ora e il luogo in cui l’assemblea si svolgerà (specificando, se prevista, anche l’eventuale seconda convocazione). Devono essere riportati in modo esplicito gli argomenti all’ordine del giorno e, quando l’oggetto è la partecipazione a una mediazione, l’ordine del giorno deve descrivere con precisione la controversia che si intende sottoporre a mediazione e la proposta concreta che i condomini sono chiamati a deliberare: autorizzazione a promuovere la mediazione, nomina del mediatore o indicazione dell’organismo di mediazione prescelto, conferimento di un mandato a persona determinata (amministratore, avvocato o altro rappresentante) con i poteri necessari per condurre la procedura e, se del caso, per sottoscrivere soluzioni conciliative vincolanti.
Alla convocazione devono essere allegati o resi disponibili i documenti necessari per formare piena cognizione della questione: un sintetico esposto dei fatti e delle ragioni della controversia, copia della eventuale lettera di invito alla mediazione o dell’istanza, proposte di accordo o bozze di verbale di conciliazione, una stima dei costi prevedibili della procedura e ogni documento probatorio rilevante ai fini della decisione. Se la mediazione è già stata fissata in data certa o è soggetta ad obbligo di preventiva mediazione per legge, l’avviso dovrebbe contenere l’indicazione della data e del luogo della sessione di mediazione, nonché l’avvertimento delle conseguenze processuali e delle eventuali scadenze procedurali, in modo da consentire ai condomini di valutare tempestivamente la partecipazione.
La convocazione dovrà inoltre richiamare le regole procedurali rilevanti per l’assemblea: la possibilità di partecipare tramite delega, le modalità per esercitarla (forma richiesta per la delega), e l’eventuale possibilità di partecipazione a distanza, se consentita dal regolamento condominiale o dalla normativa vigente. È opportuno precisare altresì quali poteri saranno necessari per ratificare eventuali accordi conciliativi (ad esempio se è richiesta una specifica maggioranza o un’autorizzazione formale per la cessione di diritti o per l’assunzione di spese straordinarie), in modo che i condomini sappiano se è necessario conferire al delegato un mandato speciale per la sottoscrizione di un accordo vincolante. Per evitare impugnazioni, la convocazione dovrebbe rispettare il termine di preavviso stabilito dalla legge o dal regolamento condominiale e informare i partecipanti sul diritto di prendere visione della documentazione presso l’amministrazione o in altra sede indicata.
Infine, è utile che l’avviso contenga un richiamo alle norme di riferimento (ad esempio alla disciplina del condominio e, quando pertinente, alla normativa sulla mediazione) e un’informazione sul contatto da cui ottenere chiarimenti o copie integrali dei documenti allegati; una convocazione carente nelle indicazioni essenziali o priva dei documenti pertinenti può rendere la deliberazione suscettibile di impugnazione, per cui cura formale e completezza sostanziale dell’avviso sono elementi fondamentali per la validità e l’efficacia della decisione assembleare sulla partecipazione alla mediazione.
Esempio di convocazione assemblea condominiale per partecipare a mediaizone
AVVISO DI CONVOCAZIONE ASSEMBLEA DI CONDOMINIO
Condominio: _______________________________
Sede: _____________________________________
Codice identificativo/partita (se presente): ___________________
Il/La sottoscritto/a Amministratore/Amministratrice del Condominio sopra indicato,
PREMESSO CHE sussiste la necessità di valutare l’avvio di una procedura di mediazione riguardante la seguente controversia: _______________________________________________________________________________;
CONVOCA
l’Assemblea condominiale in prima convocazione per il giorno ____________________ alle ore __________, e in seconda convocazione per il giorno ____________________ alle ore __________, presso la sede del Condominio (o presso: ________________________________), per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1) Nomina del Presidente e del Segretario dell’Assemblea;
2) Esame della controversia relativa a: _________________________________________________________;
3) Deliberazione sull’avvio di una procedura di mediazione, ai sensi della normativa vigente, nei confronti di: ____________________________________________________;
4) Conferimento di mandato all’Amministratore e/o all’Avvocato incaricato affinché rappresentino e assistano il Condominio nella procedura di mediazione, con i relativi poteri di: proporre transazione, accettare proposte conciliative, firmare eventuali verbali di accordo e compiere tutti gli atti necessari per l’esecuzione della delibera;
5) Determinazione dell’eventuale massimale di spesa per la procedura di mediazione e per l’incarico professionale (onorari, spese di mediazione, ecc.);
6) Conferimento di ogni più ampio potere di firma e di rappresentanza all’Amministratore e/o al professionista incaricato, ivi compresa la sottoscrizione dell’accordo in nome e per conto del Condominio qualora la stessa venga ritenuta favorevole;
7) Varie ed eventuali.
Si invita ogni condomino a partecipare personalmente o a farsi rappresentare mediante delega scritta. Per ragioni organizzative si richiede, ove possibile, conferma di partecipazione entro il giorno __/__/____.
Allegata alla presente una bozza di delega per l’eventuale rappresentanza.
Luogo e data: _________________________
Firma dell’Amministratore: ________________________________
Nome e recapito dell’Amministratore: _______________________
Telefono: ___________________ Email: _____________________
DELEGA (facsimile)
Io sottoscritto/a ______________________________, proprietario/a dell’unità immobiliare n. ____ sita in __________________________, delego il Sig./la Sig.ra _______________________________________, a rappresentarmi e votare in mia vece all’assemblea del Condominio sopra indicato, convocata in data ____________________ (prima convocazione) e/o ____________________ (seconda convocazione), con poteri di partecipare alla discussione, votare su tutte le materie all’ordine del giorno e sottoscrivere eventuali atti e accordi derivanti dalla deliberazione relativa alla procedura di mediazione.
Luogo e data: ___________________
Firma del delegante: _________________________