Il registro di nomina e revoca dell’amministratore è uno strumento previsto dall’articolo 1129 del Codice civile e rappresenta un documento essenziale per garantire trasparenza e continuità nella gestione condominiale. La sua corretta tenuta consente di documentare gli estremi delle designazioni, delle cessazioni e delle eventuali sostituzioni dell’amministratore, offrendo ai condomini un quadro chiaro della gestione dell’incarico. La guida illustra le principali regole relative alla formazione, all’aggiornamento e alla consultazione del registro, nel rispetto degli obblighi previsti dalla normativa vigente.
Come scrivere registro nomina e revoca amministratore condominio
Il registro di nomina e revoca degli amministratori è uno dei registri obbligatori del condominio e deve consentire di ricostruire, in modo cronologico e senza ambiguità, chi abbia ricoperto l’incarico di amministratore, per quale periodo e in forza di quale atto.
Il contenuto minimo richiesto dalla legge comprende, per ciascun amministratore, i dati individuali e fiscali. Se l’amministratore è una persona fisica, devono essere riportati almeno il nome e il cognome, il codice fiscale e gli ulteriori dati anagrafici necessari a identificarlo con certezza. È opportuno indicare anche il domicilio professionale o la sede dell’attività, nonché i recapiti comunicati al condominio, pur precisando che questi ultimi non costituiscono, in senso stretto, l’elemento centrale della registrazione previsto dalla legge. Devono inoltre risultare gli eventuali dati professionali dichiarati dall’amministratore, soprattutto quando rilevano ai fini della verifica dei requisiti di legge o dell’esercizio professionale dell’attività.
Quando l’incarico è assunto da una società, il registro deve riportare la denominazione o ragione sociale, il codice fiscale e la partita IVA, se diversi, nonché la sede legale. È consigliabile indicare anche il nome del legale rappresentante o della persona fisica che opera concretamente quale referente del condominio, perché ciò rende più chiara l’identificazione del soggetto incaricato, anche se la legge individua principalmente nella società l’amministratore formalmente nominato.
Per ogni incarico deve essere annotata con precisione la data della nomina. La registrazione deve riferirsi alla specifica deliberazione assembleare con cui l’amministratore è stato nominato o confermato, indicando, per una corretta ricostruzione documentale, la data dell’assemblea e gli estremi del relativo verbale. Qualora si tratti di una conferma o di un rinnovo, è opportuno che ciò risulti espressamente, distinguendolo dalla prima nomina. Non è sufficiente annotare soltanto che il soggetto “è amministratore”, perché il registro deve documentare la successione degli incarichi nel tempo.
Deve essere indicata anche la data della revoca. La revoca può essere deliberata dall’assemblea, disposta dall’autorità giudiziaria oppure derivare dalla cessazione dell’incarico per altre cause giuridicamente rilevanti, come le dimissioni o la scadenza non seguita da rinnovo. Nel caso di revoca assembleare, è opportuno riportare gli estremi della deliberazione che l’ha disposta; nel caso di dimissioni, la data della comunicazione e quella dalla quale la cessazione produce effetto; nel caso di scadenza, la relativa data e l’eventuale successiva prorogatio, nei limiti in cui essa operi.
Se l’amministratore è stato nominato dal tribunale, il registro deve contenere gli estremi del provvedimento giudiziario, indicando almeno l’autorità che lo ha emesso, la data del decreto e il relativo numero o altro riferimento identificativo. La legge richiede infatti che siano annotati gli estremi del decreto quando la nomina ha natura giudiziale. La stessa esigenza di precisione vale per la revoca giudiziale, rispetto alla quale è opportuno indicare gli estremi del provvedimento che ha dichiarato la cessazione dell’incarico.
Le annotazioni devono essere effettuate in ordine cronologico, così da rendere immediatamente comprensibile la successione degli amministratori. Devono quindi risultare tutti gli incarichi, anche quelli brevi, quelli cessati anticipatamente e quelli conferiti allo stesso amministratore in occasione di diversi rinnovi. Non è corretto cancellare le annotazioni relative agli amministratori precedenti, perché il registro ha anche una funzione storica e probatoria: deve permettere di verificare chi amministrava il condominio in un determinato periodo.
Il registro di nomina e revoca non deve essere confuso con il registro di anagrafe condominiale. Quest’ultimo contiene le informazioni relative ai proprietari, ai titolari di diritti reali e personali di godimento, alle unità immobiliari e alle condizioni di sicurezza; il registro di nomina e revoca riguarda invece esclusivamente l’identità degli amministratori, gli incarichi loro conferiti e la cessazione degli stessi.
Contestualmente all’accettazione della nomina e a ogni rinnovo, l’amministratore deve comunicare al condominio i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale e, se si tratta di una società, la denominazione e la sede legale. Deve inoltre comunicare il locale in cui sono conservati i registri condominiali e i giorni e gli orari nei quali gli interessati possono consultarli. Queste informazioni sono strettamente collegate alla gestione del registro, ma non tutte coincidono con le annotazioni minime che devono esservi inserite: la legge impone comunque che siano rese conoscibili ai condomini e agli altri soggetti legittimati.
Il registro deve essere conservato dall’amministratore e messo a disposizione degli interessati secondo le modalità previste dalla legge. La consultazione deve avvenire previa richiesta e senza costi per la semplice visione; per il rilascio di copie può essere richiesto il rimborso delle spese sostenute. L’accesso deve essere gestito nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, limitandolo alle informazioni pertinenti e adottando cautele per evitare la diffusione indiscriminata di dati non necessari.
In definitiva, una registrazione corretta dovrebbe consentire di individuare l’amministratore, o la società amministratrice, attraverso i suoi dati identificativi e fiscali, conoscere la data e la fonte della nomina, sapere se l’incarico è stato rinnovato, revocato, è cessato per dimissioni o per scadenza, conoscere la data effettiva di cessazione e, quando interviene il tribunale, rintracciare il provvedimento giudiziario che ha disposto la nomina o la revoca.
Esempio di registro nomina e revoca amministratore condominio
REGISTRO DELLA NOMINA E DELLA REVOCA DEGLI AMMINISTRATORI DEL CONDOMINIO
Dati del condominio
Condominio: ____
Indirizzo: ____
Codice fiscale: ____
Numero unità immobiliari:
Tabelle millesimali di riferimento: _____
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Scheda n. __
Nomina dell’amministratore
Data dell’assemblea: / / __
Luogo dell’assemblea: __
Convocazione: ☐ ordinaria ☐ straordinaria
Verbale n.: __
Presidente dell’assemblea:
Segretario dell’assemblea:
Amministratore nominato:
- Nome e cognome / Denominazione: __
- Codice fiscale / Partita IVA: _____
- Luogo e data di nascita / Sede legale: ____
- Residenza / Sede: ____
- Telefono: ___
- E-mail: _____
- PEC: ____
- Polizza assicurativa professionale n.: ____
- Compagnia assicuratrice: _____
- Decorrenza dell’incarico: / / __
- Durata dell’incarico: ____
- Compenso annuo deliberato: € _____
- Modalità di pagamento: ___
Maggioranze assembleari:
- Condomini presenti o rappresentati: n. ___
- Millesimi presenti: __
- Voti favorevoli: n. __ millesimi __
- Voti contrari: n. __ millesimi __
- Astenuti: n. __ millesimi __
Delibera di nomina:
____
____
____—
Revoca o cessazione dell’incarico
Data dell’assemblea o dell’evento: / / __
Verbale n.: __
Tipo di cessazione:
☐ revoca assembleare
☐ revoca giudiziale
☐ dimissioni
☐ scadenza dell’incarico
☐ altra causa: _____Amministratore revocato o cessato:
- Nome e cognome / Denominazione: __
- Codice fiscale / Partita IVA: _____
- Periodo dell’incarico: dal / / __ al / / __
Motivazione della revoca o cessazione:
____
____
____Maggioranze assembleari, ove applicabili:
- Condomini presenti o rappresentati: n. ___
- Millesimi presenti: __
- Voti favorevoli: n. __ millesimi __
- Voti contrari: n. __ millesimi __
- Astenuti: n. __ millesimi __
Data effettiva della cessazione: / / __
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Consegna della documentazione condominiale
Amministratore subentrante: _____
Data prevista per la consegna: / / __
Data effettiva della consegna: / / __Documentazione consegnata:
☐ libro verbali delle assemblee
☐ registro di nomina e revoca degli amministratori
☐ registro di contabilità
☐ anagrafe condominiale
☐ documentazione fiscale
☐ documentazione bancaria
☐ contratti in essere
☐ documentazione tecnica e degli impianti
☐ chiavi e dispositivi di accesso
☐ credenziali e utenze digitali
☐ altra documentazione: ____Note sulla consegna:
____
____
____Firma dell’amministratore uscente:
____Firma dell’amministratore subentrante:
____Firma del presidente dell’assemblea:
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Elenco cronologico delle nomine e delle revoche
| N. | Data delibera/evento | Amministratore | Operazione | Decorrenza | Cessazione | Verbale n. | Note |
|—:|———————-|—————-|————|————|————|————|——|
| 1 | / / __ | __ | ☐ Nomina ☐ Revoca | / / __ | / / __ | __ | __ |
| 2 | / / __ | __ | ☐ Nomina ☐ Revoca | / / __ | / / __ | __ | __ |
| 3 | / / __ | __ | ☐ Nomina ☐ Revoca | / / __ | / / __ | __ | __ |
| 4 | / / __ | __ | ☐ Nomina ☐ Revoca | / / __ | / / __ | __ | __ |
| 5 | / / __ | __ | ☐ Nomina ☐ Revoca | / / __ | / / __ | __ | __ |—
Luogo: ___
Data: / / __Firma del legale rappresentante del condominio: