Il registro dei volontari costituisce uno strumento essenziale per le APS, perché documenta le persone che prestano la propria attività in modo non occasionale e consente di adempiere agli obblighi previsti dal Codice del Terzo Settore. La sua corretta tenuta deve garantire completezza, aggiornamento e tracciabilità delle informazioni, nel rispetto della normativa in materia di assicurazione obbligatoria, sicurezza e protezione dei dati personali. Anche quando organizzato in formato elettronico, il registro deve risultare verificabile e coerente con l’effettiva attività svolta dall’associazione.
Come scrivere registro volontari APS
Per un’APS il registro dei volontari è il documento attraverso il quale l’ente identifica e tiene aggiornato l’elenco delle persone che svolgono attività volontaria in modo non occasionale. L’obbligo deriva principalmente dagli articoli 17 e 18 del Codice del Terzo settore, cioè dal decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, nonché dal decreto del Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali del 6 ottobre 2021.
Devono essere iscritti nel registro tutti i volontari che prestano la propria attività a favore dell’APS con carattere non occasionale. Non è invece necessario iscrivere nel registro ordinario chi svolge una collaborazione del tutto sporadica e occasionale, anche se l’ente deve comunque garantire la copertura assicurativa obbligatoria prevista per i volontari, secondo le modalità applicabili. È opportuno, per ragioni organizzative e probatorie, conservare comunque una traccia degli eventuali volontari occasionali, indicando almeno la loro identità, le date dell’attività svolta e il periodo interessato.
Per ciascun volontario non occasionale il registro deve contenere le informazioni necessarie a identificarlo con certezza. Devono quindi essere riportati il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, il codice fiscale e la residenza o altro indirizzo utile ai fini dell’identificazione e delle comunicazioni. È consigliabile indicare anche un recapito telefonico o un indirizzo di posta elettronica, purché tali dati siano realmente necessari per la gestione dell’attività e siano trattati nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.
Il registro deve indicare la data di iscrizione del volontario, cioè il momento a partire dal quale la persona viene formalmente inserita nell’organizzazione e può essere considerata volontario non occasionale dell’APS. Deve inoltre essere aggiornata la posizione del volontario quando il rapporto cessa, specificando la data di conclusione dell’attività o di cancellazione dal registro. Sebbene la normativa non imponga una particolare formula, è opportuno riportare anche la causa della cessazione, ad esempio dimissioni, rinuncia, trasferimento ad altra attività o esclusione, evitando però annotazioni eccedenti o non necessarie.
Il registro non deve necessariamente contenere il dettaglio delle ore svolte, delle singole mansioni o delle attività realizzate dal volontario. Queste informazioni possono essere raccolte in altri documenti, come fogli presenza, turni, verbali o sistemi informatici di rilevazione, ma non costituiscono, di regola, il contenuto essenziale del registro dei volontari. Allo stesso modo, non è necessario inserirvi valutazioni personali, informazioni sanitarie, dati giudiziari o altre notizie non indispensabili all’identificazione e alla gestione del rapporto di volontariato.
È utile precisare nel registro la qualifica di volontario e, se l’organizzazione lo ritiene opportuno, il settore o la funzione nella quale la persona opera. Tale indicazione può riguardare, per esempio, attività sociali, culturali, amministrative, educative o di supporto logistico, ma serve soprattutto a fini organizzativi e non sostituisce l’eventuale documentazione richiesta per mansioni specifiche. Se il volontario svolge incarichi che comportano rischi particolari o il contatto con soggetti vulnerabili, l’APS deve inoltre occuparsi separatamente della formazione, dell’informazione, della sicurezza e degli eventuali controlli imposti dalla legge.
Il registro può essere tenuto in forma cartacea oppure elettronica. Nel caso cartaceo, deve essere predisposto in modo da garantire la continuità e l’inalterabilità delle registrazioni: le pagine devono essere numerate progressivamente e vidimate secondo le modalità previste dalla disciplina applicabile, con attestazione del numero complessivo delle pagine e sottoscrizione del legale rappresentante o del soggetto responsabile. Non è sufficiente un semplice foglio Excel privo di numerazione, tracciabilità e protezioni contro modifiche non documentate. Un sistema elettronico può essere utilizzato quando assicura l’immodificabilità o la tracciabilità delle annotazioni, la conservazione dei dati, la possibilità di verificare le modifiche effettuate e l’accessibilità ai soggetti autorizzati.
Ogni nuova iscrizione dovrebbe essere effettuata prima dell’inizio effettivo dell’attività volontaria non occasionale. Questa regola è particolarmente importante perché l’APS deve poter dimostrare che il volontario era formalmente inserito nell’organizzazione e assicurato nel momento in cui ha iniziato a operare. La cancellazione o la modifica dei dati deve essere annotata tempestivamente, evitando correzioni manuali illeggibili o cancellazioni tali da impedire di ricostruire la storia della posizione. Nei registri informatici è preferibile mantenere uno storico delle variazioni; nei registri cartacei, le correzioni dovrebbero essere effettuate in modo leggibile, senza usare modalità che eliminino definitivamente la registrazione originaria.
Il registro dei volontari deve essere distinto dal libro degli associati. Una persona può essere contemporaneamente associata e volontaria, ma le due qualità hanno presupposti e funzioni diverse. Il libro degli associati documenta la partecipazione alla compagine associativa, mentre il registro dei volontari documenta lo svolgimento dell’attività volontaria. Non è quindi sufficiente inserire una persona nel libro soci per considerarla automaticamente iscritta nel registro dei volontari.
L’iscrizione nel registro è collegata anche all’obbligo assicurativo. L’APS deve assicurare i volontari contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi. Il registro costituisce uno degli strumenti attraverso i quali l’ente dimostra quali persone erano volontari e in quale periodo operavano. Per questo motivo deve essere coerente con le comunicazioni effettuate alla compagnia assicurativa o con la documentazione utilizzata per la gestione della polizza. La presenza di una persona nel registro non sostituisce comunque la stipula della polizza e non sana eventuali ritardi o omissioni nella copertura.
Quanto ai dati personali, l’APS deve fornire ai volontari un’informativa conforme al Regolamento europeo 2016/679, spiegando chi tratta i dati, per quali finalità, su quale base giuridica, per quanto tempo e a quali soggetti potranno essere comunicati. Il registro deve essere accessibile soltanto alle persone incaricate della gestione dell’ente, al legale rappresentante, agli organi di controllo competenti e alle autorità legittimate a richiederlo. Non dovrebbe essere pubblicato integralmente sul sito internet o diffuso agli associati, perché contiene dati personali non destinati alla divulgazione generale.
In sintesi, il registro deve consentire di sapere chi è il volontario, come identificarlo, da quando svolge l’attività, se e quando ha cessato di svolgerla, garantendo al contempo autenticità, aggiornamento, conservazione e riservatezza delle informazioni. Per un’APS è consigliabile adottare una procedura interna che stabilisca chi è incaricato delle iscrizioni, con quale frequenza vengono aggiornati i dati, come vengono registrate le cessazioni e come viene verificata la corrispondenza tra registro, copertura assicurativa e attività effettivamente svolte.
Esempio di registro volontari APS
REGISTRO DEI VOLONTARI
ASSOCIAZIONE DI PROMOZIONE SOCIALE
Denominazione dell’APS:
Codice fiscale: ____
Sede legale: ____
Iscrizione al RUNTS – Sezione APS: ___
Numero del registro: __
Periodo di riferimento: dal __ al __
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VIDIMAZIONE
Il presente registro è composto da n. __ pagine numerate progressivamente dalla n. __ alla n. __.
Luogo e data: _
L’autorità incaricata della vidimazione
Timbro e firma:
___
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ELENCO DEI VOLONTARI NON OCCASIONALI
| N. | Cognome e nome | Codice fiscale | Luogo e data di nascita | Residenza | Data di inizio attività | Data di cessazione attività | Polizza assicurativa | Firma del volontario |
|—:|—————-|—————-|————————–|———–|————————-|—————————–|———————-|———————-|
| 1 | | | | | | | | |
| 2 | | | | | | | | |
| 3 | | | | | | | | |
| 4 | | | | | | | | |
| 5 | | | | | | | | |
| 6 | | | | | | | | |
| 7 | | | | | | | | |
| 8 | | | | | | | | |
| 9 | | | | | | | | |
| 10 | | | | | | | | |
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SCHEDA INDIVIDUALE DEL VOLONTARIO
Numero progressivo: __
Dati anagrafici
Cognome: _
Nome: ___
Codice fiscale: ____
Luogo di nascita: __
Data di nascita: _
Residenza: ___
Telefono: __
E-mail: ____
Attività di volontariato
Data di inizio attività: ____
Data di cessazione attività:
Attività svolte: ____
Sede o luoghi di svolgimento dell’attività: _
___
Eventuale qualifica, competenza o formazione posseduta: ____
___
Copertura assicurativa
Compagnia assicurativa: ___
Numero polizza: ____
Tipologia di copertura:
☐ Infortuni
☐ Malattia
☐ Responsabilità civile verso terzi
Decorrenza: _
Scadenza: _____
Dichiarazioni
Il/La sottoscritto/a dichiara:
☐ di svolgere l’attività di volontariato in modo personale, spontaneo e gratuito;
☐ di non avere con l’Associazione alcun rapporto di lavoro subordinato o autonomo né altro rapporto patrimoniale;
☐ di impegnarsi a rispettare lo statuto, i regolamenti e le direttive dell’Associazione;
☐ di avere ricevuto le informazioni relative alla sicurezza nello svolgimento delle attività;
☐ di avere ricevuto l’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi della normativa vigente.
Luogo e data: _
Firma del volontario:
___
Firma del legale rappresentante dell’APS:
_____
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CESSAZIONE DELL’ATTIVITÀ DI VOLONTARIATO
Data di cessazione: ____
Motivo della cessazione: ____
____
Luogo e data:
Firma del legale rappresentante dell’APS:
Timbro dell’Associazione:
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REGISTRO DEI VOLONTARI OCCASIONALI
| N. | Cognome e nome | Codice fiscale | Attività svolta | Data o periodo dell’attività | Copertura assicurativa | Firma |
|—:|—————-|—————-|—————–|——————————|————————|——|
| 1 | | | | | | |
| 2 | | | | | | |
| 3 | | | | | | |
| 4 | | | | | | |
| 5 | | | | | | |
| 6 | | | | | | |
| 7 | | | | | | |
| 8 | | | | | | |
| 9 | | | | | | |
| 10 | | | | | | |
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AGGIORNAMENTI E VARIAZIONI
| Data | Numero progressivo volontario | Tipo di variazione | Descrizione | Firma del responsabile | —— | ——————————- | ——————– | ————- | ————————- |
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