La convocazione di un’assemblea straordinaria per lavori di massima urgenza è l’avviso formale rivolto ai condomini per riunirsi fuori dall’ordinaria programmazione al fine di affrontare e decidere interventi urgenti che non possono essere rimandati senza creare pericolo, danno maggiore o violazione normativa. Serve a mettere tempestivamente in comune le informazioni sulla natura dell’urgenza, a deliberare le misure eccezionali necessarie, a stabilire modalità finanziarie e di esecuzione e, quando richiesto dalla legge o dal regolamento, a ratificare eventuali interventi già adottati dall’amministratore nell’immediato per salvaguardare la sicurezza o l’integrità dell’immobile.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea straordinaria per lavori di massima urgenza
La convocazione deve contenere l’indicazione precisa dell’ente o del condominio interessato e dei soggetti destinatari, la data, l’ora e il luogo dell’adunanza con l’esplicita indicazione della prima e, se prevista, della seconda convocazione; il testo dell’avviso deve inoltre riportare in modo chiaro e circostanziato l’ordine del giorno, descrivendo puntualmente la natura dei lavori proposti, la loro ubicazione sulle parti comuni, le ragioni che giustificano la qualifica di «massima urgenza» e le eventuali conseguenze pregiudizievoli della mancata immediata esecuzione. È fondamentale che nella convocazione siano indicate le informazioni economiche essenziali: la stima dei costi con riferimento a eventuali preventivi o perizie tecniche, le proposte di copertura finanziaria (utilizzo di fondi esistenti, ripartizione delle spese tra i condomini, accesso a finanziamenti) e, se già individuata, la proposta di ditta appaltatrice o la modalità di scelta dell’operatore.
La convocazione deve segnalare la documentazione tecnica e amministrativa disponibile, specificando se tale documentazione è allegata all’avviso o consultabile presso un luogo o un responsabile e in quali termini, così da consentire ai partecipanti di formarsi un giudizio informato; tra i documenti utili vanno menzionati relazioni tecniche, fotografie, preventivi, eventuali perizie di urgenza, e, se necessario, copie di autorizzazioni o segnalazioni agli enti pubblici competenti. Devono essere chiariti i mezzi e le modalità di notifica adottati per la convocazione e le modalità di esercizio del diritto di delega o rappresentanza, con l’indicazione della persona che convoca (amministratore o altro promotore) corredata della sua firma o dell’indicazione di chi l’ha emessa, nonché dei riferimenti per eventuali contatti.
Nel testo della convocazione è opportuno, e spesso necessario, richiamare il riferimento normativo o regolamentare che disciplina i termini di preavviso e le procedure in materia di assemblea, precisando se e perché, per motivi di urgenza, si è proceduto a un preavviso ridotto rispetto ai termini ordinari previsti dal regolamento condominiale o dalla legge; qualora l’intervento urgente sia stato già eseguito dall’amministratore per evitare pericoli imminenti, la convocazione deve indicare chiaramente che i lavori sono stati eseguiti, motivarne la necessità, fornire il rendiconto delle spese sostenute e inserire all’ordine del giorno la ratifica dell’intervento e la determinazione della ripartizione dei relativi oneri. Infine, la convocazione dovrebbe richiamare le conseguenze giuridiche dell’adozione di delibere su materie urgenti e informare della possibilità di impugnazione, invitando i partecipanti a prendere visione della documentazione tecnica e, se necessario, a richiedere chiarimenti preliminari: tutto ciò contribuisce a garantire che la decisione assunta sul punto sia valida e non suscettibile di annullamento per vizi di informazione o di forma.
Esempio di convocazione assemblea straordinaria per lavori di massima urgenza
CONDOMINIO [NOME CONDOMINIO]
Sede: [INDIRIZZO COMPLETO]
P.IVA / C.F.: [SE RILEVANTE]
CONVOCAZIONE ASSEMBLEA STRAORDINARIA
Il/la sottoscritto/a Amministratore/Amministratrice Sig./Sig.ra [NOME AMMINISTRATORE], domiciliato/a per la carica presso la sede condominiale in [INDIRIZZO], ai condomini dell’edificio sito in [INDIRIZZO EDIFICIO],
CONVOCA
l’assemblea condominiale in sessione STRAORDINARIA per il giorno:
– Prima convocazione: [DATA] alle ore [ORA] presso [LUOGO]
– Seconda convocazione (se necessario): [DATA] alle ore [ORA] presso [LUOGO]
Ordine del giorno
1. Illustrazione della situazione e relazione tecnica sui lavori di massima urgenza riguardanti: [DESCRIZIONE DETTAGLIATA DELL’INTERVENTO (es. rifacimento porzione di copertura a rischio distacco, riparazione urgente impianto idrico, consolidamento parti strutturali, ecc.)], con indicazione dei motivi di urgenza e dei rischi per la sicurezza.
2. Esame dei preventivi / perizie tecniche presentati e scelta del preventivo da affidare.
3. Deliberazione sull’affidamento dei lavori, modalità di esecuzione e termini di intervento.
4. Stanziamento delle somme necessarie per l’esecuzione dei lavori; modalità di copertura della spesa (anticipazione da fondo cassa, utilizzo riserve, richiesta contributo straordinario ai condomini, ecc.).
5. Conferimento di delega all’Amministratore per:
a) sottoscrivere contratti con l’impresa esecutrice e le relative garanzie;
b) compiere tutti gli atti necessari per l’esecuzione dei lavori (preventivi integrativi, ordinativi di lavoro, rilascio documentazione autorizzativa, rapporti con enti pubblici);
c) impegnare la spesa e richiedere anticipazioni nei termini deliberati.
6. Varie ed eventuali attinenti all’oggetto.
Documentazione
Sono allegati o disponibili per consultazione presso l’Ufficio dell’Amministratore i seguenti documenti:
– Relazione tecnica completa e/o perizia dell’intervento;
– Preventivi n. [X] datati [DATE] delle ditte contattate;
– Fotografie/video della situazione;
– Eventuali pareri tecnici specialistici.
Modalità di partecipazione e rappresentanza
– Possono intervenire tutti i condomini e i titolari di diritti reali sulle unità immobiliari.
– È consentito il mandato/procura per la rappresentanza in assemblea; la procura deve essere conferita per iscritto e recare data e firma. Si consiglia di far pervenire copia della procura via PEC a [PEC AMMINISTRATORE] o consegnarla all’Amministratore prima dell’inizio della seduta.
– Per la validità delle deliberazioni si seguiranno le maggioranze previste dal regolamento condominiale e dalle disposizioni normative vigenti.
Informazioni e chiarimenti
Per eventuali informazioni e per prendere visione della documentazione è possibile contattare l’Amministratore ai seguenti recapiti:
Tel: [NUMERO], PEC: [INDIRIZZO PEC], Email: [EMAIL], Ufficio: [INDIRIZZO E ORARI].
Si pregano i condomini di intervenire personalmente o farsi rappresentare per consentire una rapida ed efficace assunzione delle decisioni necessarie, data la natura urgente dell’intervento proposto.
[LUOGO], [DATA DI EMISSIONE]
Il/La Amministratore/Amministratrice
[FIRMA]
[NOME E COGNOME]
[RECAPITI]