La convocazione del CDA per l’approvazione del bilancio è l’atto formale con cui l’organo amministrativo viene chiamato a riunirsi per esaminare, verificare e adottare il progetto di bilancio annuale e i documenti collegati, nonché per formulare le proposte che saranno poi sottoposte all’assemblea dei soci. Serve a garantire che i numeri siano conformi alla normativa e ai principi contabili, che siano valutati i rischi e le poste critiche, che vengano redatti i necessari relazioni e proposte (compresa l’eventuale proposta di distribuzione degli utili) e che siano rispettati i termini e gli obblighi di deposito e pubblicità. La regolarità della convocazione secondo statuto e legge è essenziale: una convocazione irregolare può compromettere la validità delle delibere, esporre la società a sanzioni e i consiglieri a responsabilità per omessa o difforme gestione.
Indice
Come scrivere una convocazione CDA per approvazione bilancio
La convocazione del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione del bilancio deve contenere, in forma chiara e completa, tutti gli elementi necessari a permettere ai consiglieri di esercitare pienamente il diritto di partecipazione e di assumere decisioni informate. Occorre innanzitutto indicare l’identificazione completa della società (denominazione sociale e sede legale) e il soggetto che convoca il consiglio, con la data della convocazione stessa e la firma del convocante; la comunicazione deve inoltre essere inviata secondo le modalità previste dallo statuto societario e dalla normativa applicabile, indicando il mezzo di trasmissione utilizzato (ad esempio pec o lettera raccomandata) e garantendo la prova dell’avvenuta ricezione. Devono essere specificati in modo inequivocabile il giorno, l’ora e il luogo della riunione, nonché l’eventuale modalità di partecipazione a distanza (videoconferenza, collegamento telematico) con le istruzioni per l’identificazione e le regole di svolgimento che assicurano la regolarità della seduta.
È indispensabile che la convocazione contenga l’ordine del giorno con l’esplicita indicazione che all’esame del Consiglio è sottoposta l’approvazione del progetto di bilancio relativo all’esercizio indicato e tutte le questioni connesse e conseguenti, quali la proposta di destinazione dell’utile o di copertura delle perdite, l’approvazione del bilancio consolidato (se pertinente), la predisposizione della relazione sulla gestione e l’eventuale adozione di delibere su documenti collegati. La convocazione dovrebbe altresì segnalare quali documenti saranno messi a disposizione dei consiglieri, precisandone la natura e il luogo (sede sociale, area riservata del sito web, invio tramite posta elettronica), nonché il termine entro cui tali documenti saranno consultabili prima della riunione, in modo da consentire la dovuta istruttoria. Se lo statuto prevede la possibilità di ricevere deleghe o procurazioni, la convocazione deve indicare le modalità per l’invio delle stesse e i termini entro i quali devono pervenire, nonché eventuali limiti alla delega.
Per completezza e trasparenza è opportuno che la convocazione richiami le norme statutarie e legislative rilevanti in materia di quorum costitutivo e maggioranze necessarie per l’approvazione del bilancio e, se previsto, indichi la prima e l’eventuale seconda convocazione o altre regole procedurali rilevanti. La comunicazione può anche informare i consiglieri circa la facoltà di presentare richieste di integrazione della documentazione o di porre quesiti preliminari, precisando le modalità e i termini per farlo, e ricordare l’obbligo di astensione in caso di conflitto di interessi secondo quanto stabilito dallo statuto e dalla normativa vigente. Infine, per motivi di certezza giuridica, la convocazione dovrebbe recare la data di emissione, il riferimento al procedimento istruttorio (per esempio richiamo della precedente delibera che ha disposto l’esame del bilancio) e l’eventuale indicazione del soggetto incaricato di redigere il verbale della seduta.
Esempio di convocazione CDA per approvazione bilancio
[Logo / Intestazione della Società]
[Ragione sociale]
[Sede legale]
[Codice fiscale / P.IVA]
[Indirizzo]
[Telefono / Email]
Al
Consiglio di Amministrazione
c/o [Sede legale / Indirizzo]
Oggetto: Convocazione del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione del progetto di bilancio chiuso al [data]
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome], in qualità di Presidente del Consiglio di Amministrazione della società [Ragione sociale] (di seguito, la “Società”),
CONVOCA
il Consiglio di Amministrazione della Società in sessione ordinaria, da tenersi in prima convocazione il giorno [data] alle ore [ora], presso la sede sociale in [indirizzo], ed eventualmente, ove occorra, in seconda convocazione il giorno [data seconda convocazione] alle ore [ora seconda convocazione], per discutere e deliberare sul seguente
Ordine del giorno
1. Esame del progetto di bilancio d’esercizio chiuso al [31/12/20XX] corredato di nota integrativa e relazione sulla gestione; approvazione del progetto di bilancio.
2. Proposta di destinazione dell’utile d’esercizio e proposta relativa alla distribuzione di dividendi, ove applicabile.
3. Relazione del Collegio Sindacale sul bilancio d’esercizio.
4. Deliberazioni inerenti e consequenziali in ordine all’approvazione del bilancio e alla convocazione dell’Assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio d’esercizio.
5. Nomina della persona incaricata della trasmissione e deposito degli atti e delle comunicazioni previste dalla normativa vigente.
6. Varie ed eventuali.
Si informa che la documentazione relativa agli argomenti all’ordine del giorno, comprensiva del progetto di bilancio, della nota integrativa, della relazione sulla gestione e degli altri documenti correlati, è depositata presso la sede sociale ed è a disposizione degli amministratori che ne facciano richiesta per la consultazione e l’acquisizione.
Si ricorda che la partecipazione alla riunione del Consiglio è riservata ai membri del Consiglio di Amministrazione; gli amministratori impossibilitati a intervenire potranno farsi sostituire o rappresentare nei modi consentiti dallo Statuto sociale, ove applicabile.
Si prega confermare la presenza o comunicare eventuale impedimento entro il giorno [data termine conferma] all’indirizzo email [email] o al numero [telefono].
Distinti saluti.
[Luogo], [data]
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione
[Firma]
[Nome e Cognome]