La convocazione di un’assemblea straordinaria per la modifica dello statuto di un’Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD) è una procedura formale attraverso la quale i soci vengono invitati a partecipare a una riunione speciale che ha come unico scopo quello di apportare cambiamenti alle regole fondamentali che disciplinano la vita dell’associazione stessa. Questo tipo di assemblea si rende necessaria quando si devono aggiornare, integrare o correggere alcune disposizioni dello statuto, ad esempio per adeguarsi a nuove normative o per modificare aspetti importanti dell’organizzazione interna. La convocazione serve quindi a garantire che tutti i soci siano informati e possano partecipare attivamente alle decisioni che riguardano la struttura e il funzionamento dell’ASD, rispettando le regole di trasparenza e democraticità previste dalla legge e dallo statuto stesso.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea straordinaria modifica statuto ASD
La convocazione di un’assemblea straordinaria per la modifica dello statuto di un’Associazione Sportiva Dilettantistica deve essere redatta con particolare attenzione al rispetto della normativa vigente e delle previsioni statutarie interne. Innanzitutto, deve indicare in modo chiaro l’organo che dispone la convocazione, che solitamente è il presidente o il consiglio direttivo, specificando l’intenzione di indire un’assemblea straordinaria, distinta da quella ordinaria proprio in virtù delle materie trattate, tra cui rientra la modifica statutaria.
È essenziale riportare la data, l’orario e il luogo in cui si svolgerà l’assemblea, assicurando che questi elementi siano facilmente accessibili ai soci e compatibili con quanto stabilito dallo statuto. Inoltre, la convocazione deve contenere l’ordine del giorno dettagliato, cioè l’esplicita indicazione che tra i punti da discutere vi sarà la proposta di modifica dello statuto, eventualmente specificandone la motivazione o le ragioni che hanno portato a tale decisione, così da consentire ai soci di comprendere l’importanza dell’argomento e di prepararsi adeguatamente al confronto.
È fondamentale che la convocazione indichi le modalità di partecipazione e di voto, chiarendo se sia ammessa la partecipazione a distanza o per delega, in conformità con le regole interne dell’associazione. Deve essere poi rispettato il termine minimo di preavviso tra la data di invio e quella dell’assemblea, affinché tutti i soci possano essere messi nelle condizioni di partecipare; questo termine è solitamente previsto dallo statuto e, in sua assenza, dalla normativa di riferimento.
Oltre a ciò, è opportuno che la convocazione precisi i quorum richiesti per la validità dell’assemblea e per l’approvazione delle modifiche statutarie, richiamando le disposizioni statutarie o di legge che li disciplinano, poiché la modifica dello statuto richiede talvolta maggioranze qualificate. Infine, la convocazione deve essere inviata con modalità idonee a garantire la conoscenza dell’avviso da parte di tutti i soci aventi diritto, ad esempio tramite raccomandata, posta elettronica certificata o pubblicazione nella sede sociale, sempre nel rispetto di quanto previsto dallo statuto associativo. Tutti questi elementi sono indispensabili per garantire la trasparenza del procedimento, la regolarità dell’assemblea e la legittimità delle delibere che ne scaturiranno.
Esempio di convocazione assemblea straordinaria modifica statuto ASD
Oggetto: Convocazione Assemblea Straordinaria dei Soci per Modifica Statuto
Ai Soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica [Denominazione ASD]
Gentili Soci,
Il Consiglio Direttivo dell’Associazione Sportiva Dilettantistica [Denominazione ASD], con sede legale in [indirizzo completo], C.F. [codice fiscale], in ottemperanza alle disposizioni statutarie e di legge, convoca l’Assemblea Straordinaria dei Soci che si terrà presso [luogo], in prima convocazione il giorno [data], alle ore [ora], e occorrendo in seconda convocazione il giorno [data], alle ore [ora], per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1. Modifica dello Statuto Sociale per adeguamento alle nuove disposizioni normative;
2. Varie ed eventuali.
Si ricorda che, ai sensi dello Statuto vigente, hanno diritto di voto tutti i Soci in regola con il versamento della quota associativa annuale.
Qualora impossibilitati a partecipare, è possibile delegare un altro Socio mediante delega scritta. Ogni Socio può ricevere un massimo di [numero] deleghe.
Certi della Vostra presenza, porgiamo cordiali saluti.
[Luogo], [data]
Il Presidente
[Firma]
[Nome e Cognome Presidente]
Associazione Sportiva Dilettantistica [Denominazione ASD]