La convocazione dell’assemblea condominiale per l’approvazione del bilancio preventivo è l’atto formale con cui l’amministratore invita i condomini a riunirsi per esaminare e votare il documento che programma le entrate e le spese future del condominio. Serve a stabilire in via preventiva le risorse necessarie per la gestione ordinaria e straordinaria, a determinare la ripartizione delle spese tra i condomini, a garantire trasparenza nella gestione e a fornire la base legale per l’incasso delle quote; per essere valida la convocazione deve fornire adeguata informazione sull’ordine del giorno e sul contenuto del bilancio, perché una mancata o irregolare convocazione può rendere impugnabile la delibera di approvazione.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea condominiale approbvazione bilancio preventivo
La convocazione per un’assemblea condominiale avente per oggetto l’approvazione del bilancio preventivo deve recare con chiarezza l’indicazione di chi convoca (generalmente l’amministratore), con i suoi dati identificativi e la sua qualifica, nonché il destinatario della comunicazione: ciascun condomino identificato nominativamente e, quando utile, con l’indicazione dell’unità immobiliare e dei millesimi di proprietà. Devono essere specificati il luogo, la data e l’ora in cui l’assemblea si terrà in prima convocazione e, se prevista, la data, l’ora e il luogo per la seconda convocazione; la precisazione delle due eventuali convocazioni è essenziale per consentire ai condomini di valutare tempi e possibilità di partecipazione. L’oggetto dell’assemblea deve essere formulato in modo preciso e non generico: occorre indicare esplicitamente che all’ordine del giorno figura l’approvazione del bilancio preventivo relativo all’esercizio o al periodo specificato e, se il preventivo contiene voci particolari o proposte di spesa straordinaria o di istituzione di fondi, tali voci devono essere richiamate nell’avviso affinché i condomini siano messi in condizione di comprendere l’importo e la natura delle proposte da votare.
La convocazione deve inoltre indicare la documentazione messa a disposizione per l’esame dei condomini: il testo del bilancio preventivo con il prospetto dei costi stimati e delle entrate previste, la ripartizione proposta delle spese in millesimi o in altro criterio stabilito dal regolamento, eventuali preventivi o progetti relativi a lavori straordinari che incidono sul budget, e un rapporto esplicativo che motiva le scelte previsionali. Deve essere chiarito dove e quando tali documenti possono essere consultati (ad esempio presso l’ufficio dell’amministratore, su supporto informatico o, se previsto, inviati per posta elettronica) e in quale modalità i condomini possono ottenere copia o richiedere chiarimenti prima dell’assemblea.
È importante che la convocazione informi i condomini sulle modalità di partecipazione al voto, indicando le eventuali norme del regolamento condominiale o disposizioni di legge che disciplinano l’esercizio del voto, la possibilità di farsi rappresentare per delega e le formalità richieste per la conferma delle deleghe; se è ammessa la partecipazione a distanza o strumenti di votazione telematica, ciò deve essere esplicitato con le istruzioni operative. La comunicazione dovrebbe richiamare, in termini comprensibili, i quorum e le maggioranze richiesti per l’approvazione del bilancio secondo la normativa vigente e il regolamento condominiale, così che ciascun condomino sappia quali condizioni di presenza e voti sono necessarie per la validità e l’efficacia della deliberazione. Infine la convocazione va datata e sottoscritta dal convocante e riportare il riferimento normativo di competenza (legge e regolamento condominiale) utilizzato per la convocazione, nonché la modalità con cui la comunicazione è stata inviata ai condomini, in modo da poter documentare l’avvenuta notifica; l’assenza o l’incompletezza di informazioni sostanziali nell’avviso può pregiudicare la validità della deliberazione, pertanto la convocazione deve essere redatta con cura e completezza.
Esempio di convocazione assemblea condominiale approbvazione bilancio preventivo
CONVOCAZIONE ASSEMBLEA CONDOMINIALE
Condominio: ______________________________
Sede: ____________________________________
Amministratore: ___________________________
Recapito amministratore: __________________
Data: ___________________________________
Il sottoscritto Amministratore del Condominio sopra indicato convoca i Signori Condomini alla riunione dell’Assemblea condominiale in prima convocazione il giorno ________ alle ore _______ e, occorrendo, in seconda convocazione il giorno ________ alle ore _______ presso ___________________________ (indirizzo e luogo), per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1. Approvazione del bilancio preventivo relativo all’esercizio/periodo ________ (incluse le voci di spesa ordinarie e straordinarie) e determinazione dei relativi criteri di ripartizione e degli eventuali acconti/misure da adottare.
2. Eventuale approvazione di stanziamenti per lavori straordinari o manutenzioni previste nel preventivo e valutazione di preventivi/contratti.
3. Modalità di riscossione dei contributi e termini per i versamenti.
4. Nomina/ratifica di eventuali incarichi per consulenze/fornitori indicati nel preventivo.
5. Varie ed eventuali attinenti all’ordine del giorno.
Documentazione allegata e disponibile per consultazione:
– Progetto di bilancio preventivo per l’esercizio/periodo ________;
– Rendiconto consuntivo relativo all’esercizio precedente (se pertinente);
– Prospetti dettagliati delle voci di spesa e relativi preventivi/contratti;
– Eventuali relazioni tecniche o proposte di lavoro.
La suddetta documentazione è depositata presso l’ufficio dell’Amministratore (o: presso la portineria di __________________) ed è a disposizione dei condomini per visione e copia a partire dal giorno ________ negli orari ________ (o: può essere inviata per e-mail su richiesta al recapito indicato).
Si ricorda ai Signori Condomini che:
– È possibile farsi rappresentare in assemblea mediante delega scritta da conferire ad altra persona, conformemente alla normativa vigente.
– Le deliberazioni saranno adottate secondo i quorum e le maggioranze previste dalla normativa condominiale e dal regolamento del Condominio.
Per eventuali chiarimenti e per comunicare la partecipazione o l’eventuale delega, si prega di contattare l’Amministratore ai recapiti sopra indicati.
Luogo e data: _______________________
Firma dell’Amministratore
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