La convocazione dell’assemblea per la nomina dei revisori è l’atto formale con cui la società invita i soci a riunirsi per decidere chi svolgerà il controllo legale dei conti; serve a dare pubblicità e certezza procedurale all’operazione elettiva prevista dallo statuto o dalla legge. Attraverso quella comunicazione vengono indicati data, luogo, ordine del giorno e le informazioni necessarie per esercitare il diritto di voto, così da consentire una scelta informata e rispettosa delle norme sui quorum e sulle maggioranze. L’obiettivo sostanziale è assicurare la continuità del controllo contabile e la tutela degli interessi degli azionisti, dei creditori e del mercato, nominando professionisti incaricati di verificare la regolarità della gestione e della rappresentazione del bilancio.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea per nomina revisori
La convocazione dell’assemblea finalizzata alla nomina dei revisori deve fornire al socio o all’interessato tutte le informazioni necessarie per valutare l’ordine del giorno e per esercitare il diritto di voto in modo consapevole. Deve dunque indicare chiaramente l’identità della società (ragione sociale e forma giuridica), la sede legale e l’eventuale unità operativa presso la quale si tiene l’adunanza, nonché la data, l’ora e il luogo della prima convocazione e, se previsto dallo statuto, della eventuale seconda convocazione. L’oggetto dell’adunanza deve essere descritto in modo preciso: non è sufficiente un generico richiamo alla “nomina dei revisori”, ma occorre specificare il numero dei revisori da eleggere, la durata dell’incarico e, quando pertinente, l’eventuale frazionamento dei mandati o la copertura di scadenze residue.
È indispensabile che la convocazione contenga il testo delle proposte sottoposte al voto o, se previsto dalla pratica societaria, l’indicazione dei criteri di votazione (ad esempio se la nomina avviene tramite liste, voto cumulativo o altra modalità disciplinata dallo statuto), nonché l’indicazione delle maggioranze e del quorum richiesti per la validità e l’approvazione delle deliberazioni, richiamando le norme di legge e le disposizioni statutarie applicabili. Devono inoltre essere segnalati i termini e le modalità per la presentazione delle liste di candidati e delle candidature individuali, con l’indicazione della documentazione che i candidati devono depositare entro le scadenze previste (dichiarazioni di accettazione dell’incarico, curricula professionali, eventuali attestazioni di iscrizione nei registri professionali o degli esiti di eventuali incompatibilità e cariche incompatibili), nonché la data entro la quale gli azionisti o soci devono risultare titolari dei diritti di partecipazione secondo le regole applicabili (record date) e le modalità per esercitare il diritto di voto, comprese le istruzioni per il voto per delega/presentazione di procuratori.
La convocazione deve informare altresì su dove e come è possibile prendere visione dei documenti che serviranno alla decisione assembleare: prospetti, relazioni degli amministratori, eventuali relazioni dei candidati, curricula, proposte di compenso e copia dei testi di delibera, indicando il luogo fisico per la consultazione e, se previsto, l’accesso telematico o la pubblicazione sul sito internet della società. È opportuno che siano chiarite le modalità di ammissione alla riunione (requisiti di identificazione dei partecipanti, modalità per l’accreditamento, eventuali strumenti di partecipazione a distanza), le istruzioni per la presentazione di osservazioni o quesiti prima o durante l’assemblea e le informazioni relative alla pubblicazione dell’avviso (mezzi e data di pubblicazione, conformemente a quanto richiede la legge e lo statuto). Infine la convocazione dovrebbe essere sottoscritta dall’organo competente o dal soggetto abilitato e contenere ogni ulteriore avviso richiesto dalle norme speciali applicabili (ad esempio obblighi informativi per società quotate o per specifiche categorie di enti), con l’avvertenza implicita che l’assenza di elementi essenziali o l’inosservanza dei termini di convocazione può influire sulla validità delle deliberazioni.
Esempio di convocazione assemblea per nomina revisori
[LOGO / INTESTAZIONE SOCIETÀ]
CONVOCAZIONE ASSEMBLEA DEI SOCI
La scrivente società [Ragione sociale]: ____________________________________,
Sede legale: ___________________________________________________________,
Codice fiscale / P.IVA: _________________________________________________,
Iscrizione REA n.: ___________________ Capitale sociale: € ________________,
ai sensi dello statuto sociale e delle norme di legge vigenti,
CONVOCA
l’Assemblea dei soci in data ____________________ alle ore __________, presso
la sede sociale in _________________________________ (indirizzo completo),
in prima convocazione, e occorrendo in seconda convocazione il giorno
____________________ alle ore __________ presso _________________________ (luogo),
per deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1. Nomina del Collegio Sindacale / del Revisore Legale / del Revisore Unico per il
periodo ____________________ (indicare durata) e determinazione del relativo
compenso.
2. Conferimento eventuali incarichi e deleghe, nonché determinazione dei limiti
di delega e del compenso accessorio.
3. Ratifica (se del caso) di eventuali nomine coatte o sostitutive effettuate dal
Consiglio di Amministrazione in via provvisoria.
4. Varie ed eventuali attinenti e conseguenti.
DIRITTI DEI SOCI E DISPOSIZIONI OPERATIVE
– Diritto di integrazione dell’ordine del giorno: i soci che rappresentano la
quota prevista dallo statuto e/o dalla legge possono chiedere l’integrazione
dell’ordine del giorno entro i termini stabiliti dalle norme applicabili; le
eventuali proposte dovranno pervenire per iscritto alla sede sociale
(indirizzo sopra) entro il termine previsto.
– Presentazione delle liste e candidature: per la nomina dei componenti del
Collegio Sindacale / del Revisore Legale le liste dei candidati, corredate della
documentazione richiesta (curriculum vitae, dichiarazioni di accettazione,
attestazione del possesso dei requisiti di legge e dell’assenza di cause di
incompatibilità), dovranno essere depositate presso la sede sociale e/o inviate
via PEC a __________________________@pec.it entro e non oltre il termine di
giorni ______________ antecedenti la data fissata per l’assemblea, salvo diverso
termine statutario.
– Documentazione: la documentazione relativa alle materie all’ordine del giorno,
comprensiva delle liste depositate e dei documenti di cui sopra, sarà a disposizione
dei soci presso la sede sociale e, se previsto, sul sito internet societario
(www.___) almeno ___ giorni prima dell’assemblea, nonché consegnata ai soci che
ne facciano richiesta.
– Rappresentanza e deleghe: la partecipazione all’assemblea è consentita ai soci
in persona o per delega, secondo le modalità previste dallo statuto e dalla legge.
Il modulo per la delega è disponibile presso la sede sociale e sul sito
societario; le deleghe dovranno essere presentate all’atto dell’ingresso in
assemblea secondo le modalità indicate.
– Modalità di determinazione delle maggioranze e di votazione: le deliberazioni
saranno adottate con le maggioranze previste dallo statuto e dalla normativa
vigente. Qualora sia prevista la votazione per liste, si procederà secondo le
modalità statutarie applicabili.
– Esame dei documenti: i soci possono prendere visione e ottenere copia dei
documenti relativi agli argomenti all’ordine del giorno, nei termini e con le
modalità sopra indicate.
AVVERTENZE
– Si invita a comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo ai
fini della convocazione e della ricezione di documentazione.
– Si ricorda di portare un documento di identità valido ai fini dell’ingresso in
assemblea.
La presente convocazione vale come avviso formale a tutti gli effetti di legge.
Data: ______________________
Per la società
Il Legale Rappresentante / Presidente del Consiglio di Amministrazione
______________________________________
(nome e firma)
Luogo per eventuale timbro e firma di ricezione: ____________________________