La convocazione dell’assemblea per la ricostituzione del capitale è l’atto formale con cui gli organi sociali avvisano i soci della riunione destinata a decidere le misure necessarie a riportare il patrimonio sociale ai limiti richiesti dalla legge o dallo statuto dopo perdite patrimoniali significative. Serve a informare in modo trasparente su data, luogo, ordine del giorno e proposte operative (ad esempio aumenti di capitale, conferimenti, utilizzo di riserve o altre modifiche statutarie) affinché i soci possano deliberare le azioni volte a tutelare la continuità dell’impresa, i diritti dei creditori e la regolarità formale prevista dalla normativa societaria.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea per ricostituzione capitale
La convocazione dell’assemblea diretta a deliberare la ricostituzione del capitale sociale deve fornire ai soci tutte le informazioni necessarie affinché possano esercitare in maniera consapevole il diritto di partecipare e votare; per questo motivo il testo della convocazione deve indicare con precisione l’organo che convoca, la qualifica e i riferimenti identificativi della società (denominazione sociale e sede legale), nonché la data, l’ora e il luogo in cui l’assemblea si terrà in prima e, se prevista, in seconda convocazione. È essenziale che nella convocazione sia chiaramente specificata la natura dell’assemblea (ordinaria o straordinaria) e, soprattutto, l’ordine del giorno con l’esposizione puntuale delle materie da deliberare: il socio deve trovare il testo integrale delle proposte di deliberazione relative alla ricostituzione del capitale, con la formulazione completa delle delibere che verranno sottoposte al voto, in modo da conoscere non solo l’oggetto generale ma il contenuto concreto delle decisioni richieste.
La convocazione deve altresì indicare le modalità e i termini per l’esercizio del diritto di partecipazione e di voto: ciò comprende il riferimento alla normativa applicabile circa il requisito di legittimazione (ad esempio la data di riferimento per l’iscrizione nel libro dei soci o il “record date” utile), le modalità di accreditamento al momento della riunione, le eventuali procedure per la partecipazione da remoto o per il voto per corrispondenza, la possibilità e i termini per conferire delega o procurazione e le forme richieste per tale delega. È importante che nella convocazione sia segnalato dove e come i soci possono prendere visione della documentazione predisposta dagli amministratori e dagli eventuali esperti: il prospetto informativo, la relazione degli amministratori che illustra le ragioni e le modalità della ricostituzione del capitale, il parere della società di revisione o del collegio sindacale se richiesto, la relazione di stima o di fair value sugli apporti o sulle operazioni straordinarie eventualmente previste, nonché il testo degli eventuali emendamenti dello statuto che deriveranno dalla delibera. Vanno indicati chiaramente i termini e le modalità per ottenere copie dei documenti (ad esempio consultazione presso la sede, messa a disposizione sul sito internet della società o invio a richiesta), perché la completezza della documentazione è spesso requisito di legge per la validità delle deliberazioni in materia di capitale.
La convocazione dovrebbe contenere informazioni pratiche che incidono sulla decisione dei soci: il quantitativo di capitale che si intende ricostituire, la natura dell’intervento (aumento di capitale con o senza diritto di opzione, conferimenti in natura, trasformazioni di prestiti in capitale, fusione, ecc.), i termini e le condizioni economiche previste (ammontare massimo o minimo, prezzo di emissione delle nuove azioni o quote, eventuali limitazioni ai diritti di prelazione e le relative motivazioni), nonché ogni condizione sospensiva o risolutiva che sia rilevante per l’efficacia dell’operazione. Se la ricostituzione comporta modifiche dell’atto costitutivo o dello statuto, il testo della convocazione deve chiarire che l’esame comprenderà anche le proposte di modifica statutaria e indicarne il contenuto che si intende approvare.
Dal punto di vista formale la convocazione deve inoltre recare l’indicazione del termine entro il quale i soci possono richiedere integrazioni dell’ordine del giorno o presentare ulteriori proposte, se tale diritto è previsto dalla legge o dallo statuto, e deve essere sottoscritta dall’organo che convoca o da chi ne abbia la competenza. Deve essere specificato il riferimento alle regole di pubblicazione previste per legge o dallo statuto (ad esempio pubblicazione sul sito internet societario, su quotidiani o mediante comunicazioni agli organi di registro) e la data di prima pubblicazione o invio, così da attestare il rispetto dei termini di preavviso stabiliti dalla normativa societaria. Infine è buona prassi indicare le conseguenze pratiche della deliberazione proposta, quali le implicazioni per i soci (possibili diluizioni, esercizio di diritti di sottoscrizione, obblighi di versamento), i profili fiscali rilevanti e, se già individuabili, le tempistiche previste per l’esecuzione dell’operazione deliberata.
Trattandosi di materie soggette a vincoli di legge e a possibili prescrizioni particolari a seconda della forma societaria e della situazione patrimoniale concreta, la convocazione deve essere predisposta in conformità alle norme applicabili e accompagnata dalla documentazione richiesta da quelle norme; per evitare vizi di forma o sostanza è consigliabile che il testo e il contenuto della convocazione siano verificati da un consulente legale esperto in diritto societario prima della pubblicazione o dell’invio ai soci.
Esempio di convocazione assemblea per ricostituzione capitale
CONVOCAZIONE ASSEMBLEA STRAORDINARIA
La società [DENOMINAZIONE SOCIALE] con sede legale in [INDIRIZZO COMPLETO], codice fiscale / partita IVA [●], iscritta al Registro delle Imprese di [●] al n. REA [●], con capitale sociale sottoscritto e versato pari a € [●],
convoca gli azionisti/soci in Assemblea Straordinaria per il giorno [DATA] alle ore [ORA], presso la sede sociale in [INDIRIZZO SEDE ASSEMBLEA] (o in seconda convocazione, se necessaria, per il giorno [DATA SECONDA CONVOCAZIONE] alle ore [ORA]) per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1) Costituzione dell’Assemblea e nomina del Presidente e del Segretario/verbalizzante;
2) Relazione degli Amministratori in merito alla necessità di ricostituzione del capitale sociale;
3) Ricostituzione del capitale sociale mediante (indicare la/e modalità prescelta/e: aumento di capitale a pagamento / aumento di capitale a titolo gratuito mediante utilizzo di riserve / conferimenti in natura / conversione di obbligazioni / altro: specificare) per un importo complessivo massimo di € [●], determinazione delle modalità, termini e condizioni dell’operazione, compresa la previsione di eventuali diritti di opzione, termini per l’esecuzione e decorrenza;
4) Modifica dell’art. [●] dello statuto sociale in relazione all’ammontare del capitale sociale e ad altre disposizioni conseguenti alla ricostituzione del capitale;
5) Conferimento dei relativi poteri agli amministratori e/o al Consiglio di Amministrazione, e deleghe, con facoltà di compiere tutti gli atti necessari o opportuni per l’attuazione delle deliberazioni assembleari;
6) Ogni altra misura e disposizione conseguente e correlata.
Documentazione
La documentazione relativa alle proposte di deliberazione, comprensiva della relazione illustrativa degli amministratori e delle proposte di modifica statutaria, sarà depositata e resa disponibile per i soci presso la sede sociale e sul sito internet della società (se presente) almeno [●] giorni prima dell’assemblea. I soci possono richiedere copia della documentazione agli uffici della società mediante comunicazione a: [INDIRIZZO EMAIL PEC E/O POSTA].
Diritto di intervento e modalità di esercizio del voto
Possono intervenire in assemblea i soci che risultino iscritti nel libro dei soci (o nella evidenza del nominativo presso l’intermediario) secondo le risultanze dei registri e delle comunicazioni ricevute entro i termini previsti dallo statuto e dalla normativa vigente. L’esercizio del diritto di voto è subordinato all’osservanza delle procedure previste dallo statuto sociale, nonché all’esibizione della documentazione attestante la legittimazione alla partecipazione, se richiesta.
Esercizio dei diritti e deleghe
I soci potranno farsi rappresentare in assemblea mediante delega scritta, ai sensi e nei limiti previsti dallo statuto e dalla normativa vigente. Le deleghe dovranno pervenire alla società secondo le modalità e i termini indicati nello statuto e/o nella presente convocazione.
Iniziative dei soci
I soci hanno il diritto, nei termini e secondo le modalità previste dalla normativa e dallo statuto, di chiedere integrazioni dell’ordine del giorno e di presentare proposte di deliberazione; le richieste dovranno pervenire per iscritto alla società entro i termini stabiliti.
Ulteriori informazioni
Eventuali ulteriori informazioni circa le modalità di partecipazione, la documentazione e le modalità di esercizio del diritto di voto saranno comunicate ai soci con le modalità previste dallo statuto e dalla normativa vigente.
La presente convocazione è inviata a tutti i soci nei termini e con le modalità previsti dallo statuto sociale e dalla normativa applicabile.
[Luogo], [Data]
Per la Società
[Nome e carica del soggetto legittimato a convocare]
[Firma]