La convocazione del collegio sindacale è l’atto formale attraverso cui viene chiamato a riunirsi l’organo di controllo di una società, composto da sindaci che hanno il compito di vigilare sull’amministrazione e sulla conformità dell’attività sociale alle norme di legge e allo statuto. Questo procedimento serve a garantire che il collegio sindacale possa esercitare in modo collegiale le sue funzioni di controllo, di esame dei conti e di confronto sulle decisioni rilevanti per la società, assicurando la regolarità gestionale e la tutela degli interessi dei soci e dei terzi. La convocazione può essere richiesta da chi presiede il collegio o da uno dei sindaci, soprattutto quando vi siano temi urgenti o particolarmente rilevanti da trattare, e rappresenta un momento fondamentale per il corretto funzionamento dell’organo di controllo.
Indice
Come scrivere una convocazione collegio sindacale
La convocazione del collegio sindacale deve essere redatta in modo tale da garantire la corretta informazione a tutti i sindaci circa la data, l’ora e il luogo in cui si terrà la riunione. È essenziale che dalla comunicazione emergano chiaramente le modalità di svolgimento dell’adunanza, specificando se essa avverrà in presenza fisica, in videoconferenza o secondo altre modalità consentite dallo statuto sociale e dalla normativa vigente. Un elemento imprescindibile è l’indicazione dettagliata dell’ordine del giorno, cioè l’elenco degli argomenti che verranno trattati nel corso della seduta, in modo da consentire ai membri del collegio di valutare preventivamente le questioni su cui saranno chiamati a esprimersi e a deliberare. Allo stesso modo, deve essere garantita la tempestività della comunicazione, nel rispetto dei termini previsti dalla legge o dallo statuto della società, affinché ogni sindaco disponga di un congruo periodo per prepararsi adeguatamente alla riunione. Inoltre, deve essere chiaramente indicato il soggetto che procede alla convocazione, che di norma è il presidente del collegio sindacale o, in sua assenza o impedimento, il sindaco supplente più anziano, secondo quanto previsto dalla normativa applicabile. Infine, è importante che la convocazione sia spedita attraverso i mezzi previsti dallo statuto (come posta elettronica certificata, raccomandata o altri strumenti idonei a garantire la prova dell’avvenuta ricezione), così da consentire la tracciabilità e la certezza dell’avviso a ciascun componente del collegio. Tutti questi elementi concorrono a rendere la convocazione valida ed efficace, permettendo il regolare svolgimento delle attività del collegio sindacale.
Esempio di convocazione collegio sindacale
Oggetto: Convocazione del Collegio Sindacale
Spett.li
Componenti del Collegio Sindacale
[Nome della Società]
[Indirizzo della Società]
Gentili Sindaci,
Siete convocati per la riunione del Collegio Sindacale che si terrà il giorno [data], alle ore [ora], presso [luogo/indirizzo], per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1. Esame della situazione patrimoniale, economica e finanziaria della Società
2. Verifica dell’osservanza della legge e dello statuto
3. Relazione sull’attività di vigilanza svolta
4. Varie ed eventuali
Si prega di confermare la propria presenza o di comunicare eventuali impedimenti.
Cordiali saluti,
[Luogo], [data]
Il Presidente del Collegio Sindacale
[Firma]
[Nome e Cognome]