La convocazione di un’assemblea straordinaria per la modifica dello statuto è un procedimento previsto dalla legge per le società, le associazioni o altri enti collettivi quando si vuole apportare cambiamenti alle regole fondamentali che ne disciplinano il funzionamento. Lo statuto, infatti, rappresenta l’insieme delle norme che regolano l’organizzazione interna, i rapporti tra i soci e le principali modalità operative dell’ente. Quando si ritiene necessario aggiornare, integrare o correggere queste regole, si convoca un’assemblea straordinaria, ovvero una riunione dei soci o degli associati che si tiene fuori dalle ordinarie scadenze annuali e che ha, come punto principale all’ordine del giorno, proprio la modifica dello statuto. La funzione di questa procedura è garantire che le scelte fondamentali sull’identità e sulle regole dell’ente siano deliberate con particolare attenzione, spesso richiedendo una maggioranza qualificata, così da tutelare i diritti di tutti i partecipanti e assicurare un consenso ampio sulle decisioni più importanti.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea straordinaria modifica statuto
La convocazione di un’assemblea straordinaria con oggetto la modifica dello statuto deve contenere una serie di informazioni essenziali al fine di garantire la piena trasparenza e la legittimità della procedura. In primo luogo, è necessario che la comunicazione indichi chiaramente chi convoca l’assemblea, specificando quindi l’organo o il soggetto a ciò legittimato secondo la disciplina statutaria o normativa. Deve essere precisato il luogo in cui si terrà l’assemblea, la data e l’orario di prima e, se prevista, di eventuale seconda convocazione.
Fondamentale è l’indicazione dell’ordine del giorno: la convocazione deve specificare in modo dettagliato che l’assemblea è chiamata a deliberare su una modifica statutaria, indicando con precisione quali articoli dello statuto si intendono modificare e, se possibile, il contenuto delle modifiche proposte o almeno la materia oggetto dell’intervento. Questo consente ai destinatari di comprendere la portata delle decisioni da assumere e di prepararsi adeguatamente.
Devono essere inoltre riportate le modalità di partecipazione, in particolare se sono ammesse forme di partecipazione a distanza, deleghe o altre modalità alternative, nel rispetto della normativa vigente e delle disposizioni statutarie. È opportuno che la convocazione indichi i quorum necessari per la validità dell’assemblea e per l’approvazione delle deliberazioni, specie trattandosi di modifiche statutarie che spesso richiedono maggioranze qualificate.
Infine, la comunicazione deve essere inviata secondo le modalità e nei termini previsti dalla legge e dallo statuto, garantendo che tutti gli aventi diritto possano riceverla con congruo preavviso, così da poter esercitare pienamente il proprio diritto di partecipazione e voto. Tutti questi elementi concorrono a garantire la regolarità della convocazione e, conseguentemente, la validità delle deliberazioni assembleari adottate.
Esempio di convocazione assemblea straordinaria modifica statuto
Oggetto: Convocazione Assemblea Straordinaria per Modifica Statuto
Egregi Soci,
si comunica che è convocata l’Assemblea Straordinaria dei Soci dell’Associazione [Denominazione Associazione], che si terrà il giorno [data], alle ore [ora] in prima convocazione e, occorrendo, il giorno [data], alle ore [ora] in seconda convocazione, presso [luogo], per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1. Modifica dello Statuto Sociale: esame e approvazione delle modifiche proposte agli articoli [indicare gli articoli] dello Statuto.
2. Varie ed eventuali.
Si ricorda che, ai sensi dell’articolo [numero] dello Statuto Sociale, hanno diritto di intervenire all’Assemblea tutti i Soci in regola con il pagamento della quota associativa annuale. Ogni Socio potrà farsi rappresentare da altro Socio mediante delega scritta.
La documentazione relativa alle modifiche statutarie proposte è a disposizione dei Soci presso la sede dell’Associazione.
Distinti saluti.
[Luogo], [data]
Il Presidente
[Firma]
[Nome e Cognome]