La convocazione dell’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio è un atto formale previsto dalla legge per le società di capitali e di persone. Questo procedimento consente ai soci di riunirsi, discutere e deliberare sull’approvazione del bilancio d’esercizio, ovvero il documento che riassume la situazione economica, patrimoniale e finanziaria della società al termine di ogni anno. Attraverso questa convocazione, gli amministratori informano i soci sui risultati della gestione e sottopongono il bilancio alla loro valutazione. L’assemblea rappresenta quindi un momento fondamentale di controllo e partecipazione alla vita societaria, poiché permette ai soci di esprimere il proprio voto sul bilancio e su eventuali altre questioni all’ordine del giorno, garantendo trasparenza e correttezza nella gestione sociale.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea soci approvazione bilancio
La convocazione dell’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio è un atto formale che deve soddisfare precisi requisiti di legge e di statuto per essere valida ed efficace. Innanzitutto, la comunicazione deve identificare chiaramente il soggetto che la emette, dunque la società, specificando la denominazione sociale e la sede legale. È indispensabile che la convocazione indichi la data e l’orario in cui l’assemblea si terrà, così come il luogo esatto, che può essere la sede sociale della società o un altro luogo specificamente indicato. Un elemento fondamentale da inserire è l’ordine del giorno, che deve essere dettagliato e trasparente: deve menzionare in modo esplicito che tra i punti da trattare vi è l’esame e l’approvazione del bilancio d’esercizio, nonché la destinazione dell’utile o la copertura delle perdite, se presenti. La convocazione deve anche chiarire se si tratta di una prima o di una seconda convocazione, precisando le relative date e orari di entrambe nel caso siano già previste. È importante inoltre che vengano indicate le modalità di partecipazione, specificando, se previste, le modalità di voto a distanza o la possibilità di intervento tramite mezzi di telecomunicazione. Nel testo della convocazione devono essere riportate le modalità con cui i soci possono ottenere copia del bilancio e della documentazione correlata, garantendo il diritto di informazione e di esame preventivo previsto dalla legge. Infine, la convocazione deve essere firmata dal soggetto autorizzato, generalmente l’organo amministrativo o il presidente del consiglio di amministrazione, e rispettare i termini e le modalità di comunicazione previste dallo statuto e dalla normativa applicabile, affinché tutti i soci ne siano tempestivamente informati e possano esercitare i propri diritti in assemblea.
Esempio di convocazione assemblea soci approvazione bilancio
Oggetto: Convocazione Assemblea Ordinaria dei Soci per Approvazione Bilancio
Gentile Socio,
La S.V. è convocata all’Assemblea Ordinaria dei Soci della [denominazione società] che si terrà presso [indirizzo completo della sede sociale], il giorno [data], alle ore [ora] in prima convocazione e, occorrendo, il giorno [data eventuale seconda convocazione], alle ore [ora] in seconda convocazione, per discutere e deliberare sul seguente
Ordine del Giorno
1. Esame ed approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al [data di chiusura esercizio] e deliberazioni conseguenti;
2. Destinazione dell’utile (o copertura della perdita) di esercizio;
3. Varie ed eventuali.
Si ricorda che, ai sensi dello statuto sociale e delle vigenti disposizioni di legge, hanno diritto di intervenire all’assemblea i soci iscritti nel libro dei soci alla data della presente convocazione.
I soci possono farsi rappresentare da altri soci mediante delega scritta.
Il bilancio d’esercizio e la documentazione prevista dalla legge sono a disposizione dei soci presso la sede sociale nei termini di legge.
Distinti saluti.
[Luogo], [data]
Per il Consiglio di Amministrazione
Il Presidente
[Firma]