La convocazione del Consiglio di Amministrazione (CDA) di una Srl è l’atto formale con cui viene chiamato a riunirsi l’organo amministrativo della società. Questo passaggio è fondamentale per garantire che i membri del consiglio siano informati sull’ordine del giorno, cioè sugli argomenti che verranno discussi e deliberati durante l’incontro. La convocazione serve a rispettare le regole previste dallo statuto e dalla legge, assicurando la trasparenza e la corretta partecipazione dei componenti nelle decisioni societarie. In questo modo, si tutela la validità delle deliberazioni assunte e si prevengono contestazioni future sull’operato dell’organo amministrativo.
Come scrivere una convocazione CDA Srl
La convocazione del consiglio di amministrazione di una Srl deve contenere una serie di informazioni essenziali per garantire la validità della riunione e permettere ai consiglieri di esercitare consapevolmente il proprio ruolo. Innanzitutto, deve essere chiaramente specificato chi convoca il consiglio, che solitamente è il presidente del consiglio di amministrazione oppure, in sua assenza, un amministratore delegato o altro amministratore con potere di convocazione, in conformità alle previsioni statutarie. È fondamentale indicare la data e l’ora della riunione affinché tutti i membri possano organizzarsi per partecipare. Deve essere altresì precisato il luogo in cui il consiglio si terrà, che può essere la sede sociale o un altro indirizzo idoneo, e, soprattutto negli ultimi anni, può essere previsto anche il collegamento in videoconferenza, se consentito dallo statuto.
Un elemento centrale della convocazione riguarda l’ordine del giorno, ovvero l’indicazione chiara e dettagliata degli argomenti che verranno trattati durante la riunione. Questo consente ai consiglieri di prepararsi adeguatamente e di esercitare i loro diritti in modo informato. È importante che i punti all’ordine del giorno siano formulati in modo comprensibile e specifico, evitando genericità che potrebbero pregiudicare la trasparenza e la possibilità di deliberare validamente. Oltre a ciò, la convocazione deve contenere le modalità di partecipazione, soprattutto se è prevista la possibilità di intervenire a distanza o di delegare la presenza, nel rispetto delle norme statutarie e di legge.
Non bisogna trascurare l’indicazione di eventuali documenti allegati o disponibili per la consultazione, qualora sia necessario che i consiglieri esaminino preventivamente materiale utile alla discussione e alla deliberazione. Infine, la comunicazione deve essere inviata rispettando i tempi e le forme previste dallo statuto sociale o, in mancanza, dalla legge, affinché tutti i destinatari ricevano un adeguato preavviso e possano esercitare effettivamente i loro diritti di partecipazione. Tutte queste informazioni, dettagliatamente riportate nella convocazione, sono imprescindibili per assicurare la regolarità della riunione e la validità delle decisioni del consiglio di amministrazione di una Srl.
Esempio di convocazione CDA Srl
Oggetto: Convocazione del Consiglio di Amministrazione
Spett.li Consiglieri,
si comunica che il Consiglio di Amministrazione della società [Denominazione S.r.l.] è convocato presso la sede sociale in [indirizzo completo] per il giorno [data], alle ore [ora], per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1. [Punto 1]
2. [Punto 2]
3. Varie ed eventuali
Si prega di confermare la propria presenza. In caso di impossibilità a partecipare, si ricorda la possibilità di delegare un altro consigliere, nei limiti previsti dallo statuto.
Cordiali saluti.
[Luogo], [data]
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione
[Firma]
[Nome e cognome]