La convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio in una società a responsabilità limitata (Srl) è un atto formale con cui gli amministratori invitano i soci a riunirsi per esaminare e deliberare in merito al bilancio d’esercizio. Questa procedura è prevista dalla legge e dallo statuto sociale e rappresenta un momento fondamentale della vita societaria, perché consente ai soci di prendere visione dei risultati economici e finanziari ottenuti nell’anno precedente, di approvare il bilancio presentato dagli amministratori e di assumere eventuali decisioni conseguenti, come la destinazione degli utili. La convocazione garantisce la trasparenza della gestione e permette ai soci di esercitare i propri diritti di controllo e partecipazione, assicurando così la regolarità e la correttezza della gestione societaria.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea approvazione bilancio Srl
La convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio di una società a responsabilità limitata deve essere redatta in modo da garantire la completa informazione dei soci, permettendo loro di esercitare correttamente i propri diritti. Innanzitutto, deve essere chiaramente indicata la data e l’ora fissate per lo svolgimento dell’assemblea, così come il luogo preciso in cui essa si terrà, tenendo conto delle prescrizioni statutarie e delle eventuali previsioni normative che consentano lo svolgimento anche mediante mezzi di telecomunicazione. È essenziale inserire l’indicazione dell’organo che ha disposto la convocazione, tipicamente l’organo amministrativo, e la forma attraverso cui la comunicazione viene trasmessa ai soci, rispettando quanto previsto dallo statuto sociale o, in assenza di specifiche previsioni, attenendosi alle modalità stabilite dal codice civile.
All’interno della convocazione deve essere esplicitato l’ordine del giorno, che costituisce il programma dei lavori assembleari e delimita i temi sui quali i soci saranno chiamati a deliberare. Nel caso dell’approvazione del bilancio, occorre specificare che l’assemblea è convocata per discutere e deliberare in merito all’approvazione del bilancio d’esercizio, eventualmente con la destinazione dell’utile o la copertura delle perdite, e su eventuali altri argomenti correlati, come la nomina degli organi sociali o altre materie di competenza assembleare che si intendano trattare in quella sede. È importante che l’ordine del giorno sia formulato in modo chiaro e comprensibile, così che i soci possano prepararsi adeguatamente alla partecipazione.
La convocazione deve inoltre fornire ai destinatari le indicazioni circa le modalità con cui possono ottenere copia dei documenti relativi al bilancio, come il bilancio d’esercizio, la relazione sulla gestione e l’eventuale relazione del collegio sindacale o del revisore, specificando dove e quando tali documenti saranno messi a disposizione per la consultazione. Questo adempimento risponde al principio di trasparenza e consente ai soci di esaminare preventivamente la documentazione necessaria per esprimere un voto consapevole.
Infine, la convocazione deve essere inviata nel rispetto dei termini previsti dalla legge o dallo statuto, che generalmente impongono un preavviso minimo, al fine di consentire a tutti i soci di organizzarsi per essere presenti o per farsi rappresentare, se ammesso. Anche la sottoscrizione della convocazione da parte degli amministratori competenti rappresenta un elemento formale fondamentale, a garanzia della regolarità della procedura. Tutti questi elementi sono indispensabili per assicurare la validità della convocazione e delle deliberazioni che verranno assunte in assemblea.
Esempio di convocazione assemblea approvazione bilancio Srl
Oggetto: Convocazione Assemblea Ordinaria dei Soci per Approvazione Bilancio
Spett.li Soci della
[Denominazione sociale] S.r.l.
con sede legale in [indirizzo completo]
Codice fiscale e Partita IVA: [inserire dati]
Gentili Soci,
siete convocati all’Assemblea Ordinaria della [Denominazione sociale] S.r.l., che si terrà presso la sede legale della società, in [indirizzo completo], il giorno [data], alle ore [ora], in prima convocazione, ed occorrendo, in seconda convocazione per il giorno [data], alle ore [ora], stesso luogo, per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1. Esame ed approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al [data di chiusura dell’esercizio] e delle relative relazioni;
2. Destinazione dell’utile o copertura della perdita d’esercizio;
3. Varie ed eventuali.
Si ricorda che, ai sensi di legge e di statuto, la documentazione relativa agli argomenti posti all’ordine del giorno è a disposizione dei soci presso la sede sociale.
Distinti saluti.
[Luogo], [data]
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione
[oppure L’Amministratore Unico]
[Firma]