La convocazione dell’assemblea dei soci in una cooperativa è l’atto formale attraverso cui gli amministratori invitano i soci a riunirsi per discutere e deliberare su questioni rilevanti per la vita della cooperativa stessa, come l’approvazione del bilancio, la nomina degli organi sociali o eventuali modifiche statutarie. Serve quindi a garantire la partecipazione democratica dei soci alle decisioni fondamentali, assicurando che tutti siano informati su data, ora, luogo e ordine del giorno della riunione, nel rispetto delle procedure previste dalla legge e dallo statuto sociale. La corretta convocazione è indispensabile per la validità delle delibere adottate e rappresenta uno strumento essenziale per il funzionamento trasparente e regolare della cooperativa.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea soci cooperativa
La convocazione dell’assemblea dei soci di una cooperativa è un atto formale che deve rispettare precisi requisiti previsti dalla legge e dallo statuto della cooperativa stessa. Innanzitutto, è fondamentale che nella convocazione siano chiaramente indicati il giorno, l’ora e il luogo in cui l’assemblea avrà luogo, per consentire a tutti i soci di organizzarsi e partecipare. Deve essere specificato se si tratta di prima o seconda convocazione, dato che, in assenza del quorum richiesto nella prima, l’assemblea potrà validamente deliberare in seconda convocazione con le presenze minime previste.
Un elemento imprescindibile è l’ordine del giorno, ovvero l’elenco puntuale e dettagliato degli argomenti che verranno trattati e sottoposti a discussione e deliberazione durante l’assemblea. Questo aspetto è particolarmente importante, poiché i soci devono essere messi nelle condizioni di conoscere in anticipo le questioni che verranno affrontate e di esercitare consapevolmente i propri diritti di partecipazione e di voto. La convocazione deve inoltre contenere l’indicazione della persona o dell’organo che ha disposto la convocazione stessa, ad esempio il presidente del consiglio di amministrazione o un certo numero di soci, secondo quanto previsto dal regolamento interno.
Non meno rilevante è la firma di chi convoca, che certifica l’autenticità dell’atto. Occorre poi rispettare le modalità di comunicazione, che possono essere stabilite dallo statuto (ad esempio tramite lettera raccomandata, posta elettronica certificata, affissione all’albo della sede sociale o pubblicazione su un quotidiano), così come i termini di preavviso, generalmente almeno otto giorni prima della data fissata, salvo diverse disposizioni statutarie o di legge.
Infine, la convocazione deve essere redatta in modo chiaro e privo di ambiguità, affinché tutti i soci comprendano con precisione quando e dove si svolgerà l’assemblea, chi la convoca e quali tematiche saranno trattate. Solo così si garantisce la trasparenza, la corretta informazione e la possibilità per ogni socio di partecipare attivamente alla vita della cooperativa.
Esempio di convocazione assemblea soci cooperativa
Oggetto: Convocazione Assemblea Ordinaria dei Soci
Gentile Socio/a,
Si comunica che l’Assemblea Ordinaria dei Soci della Cooperativa [Denominazione], con sede legale in [indirizzo completo], è convocata in prima convocazione per il giorno [data] alle ore [ora], presso [luogo], e occorrendo in seconda convocazione per il giorno [data], alle ore [ora], presso lo stesso luogo, per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1. Esame ed approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al [data];
2. Destinazione dell’utile/perdita di esercizio;
3. Nomina degli organi sociali (ove previsto);
4. Varie ed eventuali.
Si ricorda che, ai sensi dello Statuto, hanno diritto di intervenire all’assemblea i soci regolarmente iscritti nel libro soci alla data della presente convocazione.
È possibile farsi rappresentare in assemblea da altro socio mediante delega scritta, nel rispetto dei limiti previsti dallo Statuto.
Distinti saluti.
[Luogo], [data]
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione
[Firma]
[Nome e Cognome]