La convocazione dell’assemblea in videoconferenza è un atto formale attraverso cui viene comunicato ai soggetti interessati, come i soci di una società o i condomini, che l’assemblea si svolgerà in modalità telematica, cioè tramite strumenti digitali che permettono la partecipazione a distanza. Questo strumento risponde all’esigenza di garantire la possibilità di riunirsi e deliberare anche quando non è possibile, opportuno o comodo incontrarsi fisicamente, assicurando comunque il rispetto delle regole di trasparenza e partecipazione. La convocazione indica le modalità tecniche di accesso alla riunione online, la data, l’orario e gli argomenti da trattare, consentendo a tutti gli aventi diritto di prendere parte attiva alla vita dell’ente o della società, anche attraverso il collegamento da remoto.
Indice
Come scrivere una convocazione assemblea in videoconferenza
La convocazione di un’assemblea da tenersi in videoconferenza deve innanzitutto precisare chiaramente la data e l’orario in cui l’assemblea avrà luogo, in modo da consentire a tutti i destinatari di organizzarsi per partecipare. È fondamentale che venga indicata anche la piattaforma digitale che verrà utilizzata per la videoconferenza, specificando il link di accesso o le modalità tecniche per collegarsi, nonché eventuali password o codici identificativi necessari per garantire la sicurezza della riunione e la corretta identificazione dei partecipanti.
Inoltre, la convocazione deve descrivere dettagliatamente l’ordine del giorno, ovvero gli argomenti che saranno trattati e discussi durante l’assemblea, affinché i partecipanti possano arrivare preparati e svolgere un confronto consapevole. Deve essere esplicitato chi ha diritto di partecipare e di votare, chiarendo se vi sono eventuali restrizioni o deleghe ammesse, e illustrando le modalità di esercizio del voto a distanza, sia in tempo reale sia eventualmente in forma anticipata, secondo quanto previsto dallo statuto o dalla normativa applicabile.
È importante che siano indicati i riferimenti di una persona o di una segreteria a cui gli invitati possano rivolgersi per assistenza tecnica o per ricevere chiarimenti sulle modalità di partecipazione. Infine, per garantire la validità formale della convocazione, occorre che questa sia sottoscritta da chi ne ha il potere, secondo quanto previsto dall’atto costitutivo o dallo statuto dell’ente o della società, e che venga inviata nei termini di legge o statutari, affinché tutti i destinatari abbiano la possibilità di prenderne visione con congruo anticipo rispetto alla data fissata per l’assemblea.
Esempio di convocazione assemblea in videoconferenza
Oggetto: Convocazione Assemblea Straordinaria in Videoconferenza
Gentile [Nome del Socio/Partecipante],
si comunica che è convocata l’Assemblea Straordinaria di [Denominazione Società/Associazione] per il giorno [Data], alle ore [Orario], in prima convocazione, e occorrendo il giorno [Data], alle ore [Orario], in seconda convocazione.
L’assemblea si terrà in modalità videoconferenza tramite la piattaforma [Indicare piattaforma, es. Zoom, Microsoft Teams, etc.], accessibile al seguente link: [inserire link].
Ordine del giorno:
1. [Punto 1]
2. [Punto 2]
3. Varie ed eventuali
Si ricorda che ciascun partecipante dovrà connettersi con un dispositivo dotato di microfono e videocamera, e potrà esprimere il proprio voto secondo le modalità che verranno illustrate all’inizio della seduta.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Carica]
[Denominazione Società/Associazione]
[Data]