La lettera di risposta a sollecito di pagamento dovuto è un documento formale utilizzato per rispondere a una comunicazione ricevuta precedentemente che richiede il pagamento di un debito scaduto. Questa lettera viene solitamente inviata dal debitore al creditore e rappresenta un’opportunità per chiarire la propria posizione riguardo al debito in questione.
Indice
Come scrivere una lettera di risposta a sollecito di pagamento dovuto
Per rispondere in modo efficace a un sollecito di pagamento, è utile concepire la lettera come un atto di chiarezza e buona fede, orientato a ristabilire un dialogo costruttivo con il creditore. L’intestazione deve riportare con precisione i dati della propria azienda o persona fisica, la data e gli estremi di protocollo della comunicazione ricevuta, così da evitare equivoci sugli importi o sulle scadenze oggetto di contestazione. Nelle prime righe, un riferimento esplicito alla lettera di sollecito – citando numero e data, se presenti – consente di ancorare subito la risposta al documento che l’ha motivata.
Una volta richiamato il contesto, conviene manifestare sin dall’inizio la volontà di onorare il debito o, se necessario, spiegare le ragioni di un eventuale ritardo. Un tono di sincera considerazione, unito a un’espressione di rammarico per l’inconveniente causato, aiuta a stemperare la tensione e a tutelare la reputazione professionale. Se si è in grado di saldare immediatamente, è opportuno indicare la data esatta del bonifico o del versamento programmato, elencando i riferimenti della transazione (banca, IBAN, CRO o altri dettagli utili) affinché il creditore possa tracciare facilmente l’operazione.
Qualora il pagamento integrale non sia realizzabile entro il termine richiesto, la lettera dovrebbe proporre una soluzione concreta: ad esempio, un piano di rientro suddiviso in rate con scadenze ben definite, oppure un rinvio della data di saldo motivato da cause documentabili. In questo passaggio è importante allegare eventuali prove oggettive – estratti conto, ordini sospesi, certificati medici, o comunicazioni di terzi – che giustifichino la difficoltà temporanea; in tal modo si dimostra trasparenza e si riduce la percezione di inadempienza volontaria.
La narrazione deve poi affrontare l’eventuale tema degli interessi di mora o delle penali. Se si accetta di corrisponderli, basta confermare che verranno calcolati secondo le condizioni contrattuali o normative richiamate dal creditore; se invece si ritiene che non siano dovuti – per esempio perché il ritardo deriva da un inadempimento reciproco – occorre motivare la propria posizione in modo conciso, citando le clausole contrattuali o la normativa applicabile. Anche in questo caso è preferibile mantenere un registro professionale e non polemico, anticipando la disponibilità a un confronto telefonico o a un incontro per chiarimenti.
Prima della chiusura, vale la pena invitare il destinatario a confermare la ricezione della lettera e l’eventuale accettazione delle condizioni proposte, specificando un recapito diretto – telefono o e-mail – da utilizzare per ogni comunicazione urgente. La formula conclusiva dovrebbe coniugare cortesia e fermezza, ad esempio: «Confidiamo che la presente risolva ogni dubbio in merito e restiamo a disposizione per concordare tempestivamente le modalità operative». La firma autografa o digitale, accompagnata dal ruolo ricoperto nell’azienda, rafforza l’autorevolezza del documento e ne facilita l’archiviazione.
Una risposta così costruita non solo tutela gli interessi immediati, ma difende anche la relazione commerciale nel lungo periodo, mostrando professionalità, rispetto degli impegni e apertura al dialogo.
Esempio lettera di risposta a sollecito di pagamento dovuto
Oggetto: Risposta al Sollecito di Pagamento – Numero Fattura [Inserire Numero Fattura]
Gentile [Nome del Creditore o Nome dell’Azienda],
mi riferisco alla vostra comunicazione del [data del sollecito], riguardante il sollecito di pagamento della fattura n. [inserire numero fattura], con scadenza il [data di scadenza].
Vorrei innanzitutto confermare la ricezione della vostra richiesta e fornire un aggiornamento sulla situazione attuale. Attualmente, stiamo affrontando [inserire brevemente la ragione, ad esempio, difficoltà temporanee di liquidità, attesa di un pagamento in entrata, ecc.], che ha comportato un leggero ritardo nel saldo della fattura in questione.
Desidero assicurarvi che stiamo lavorando per risolvere la situazione nel più breve tempo possibile. Propongo di effettuare un pagamento parziale di [inserire importo], entro [data], con il saldo rimanente previsto entro [data]. Sono aperto a ulteriori discussioni per trovare una soluzione che possa soddisfare entrambe le parti.
Comprendiamo l’importanza di rispettare gli impegni finanziari e desideriamo mantenere un buon rapporto commerciale con la vostra azienda. Pertanto, vi invitiamo a contattarci per qualsiasi ulteriore discussione o chiarimento necessario. Potete raggiungermi direttamente al [inserire numero di telefono] o via email all’indirizzo [inserire indirizzo email].
Ringraziandovi per la comprensione e la collaborazione, resto in attesa di un vostro riscontro.
Cordiali saluti,
[Il tuo Nome]
[La tua Posizione]
[Nome della tua Azienda]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono]
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