Come Aprire Agenzia di Congressi

Decidere di avviare un’attività come un’agenzia di congressi è, attualmente, un ottimo investimento.

Si tratta di un settore in forte crescita grazie alla grande importanza che si sta dando alla comunicazione e alla sempre più frequente organizzazione di cerimonie per la vincita di titoli, premi ma anche per il conseguimento di una laurea.

L’investimento iniziale non è troppo gravoso, soprattutto se ci si organizza in modo da avere solo il necessario; più avanti quando l’attività sarà solida è possibile ingrandirsi, aumentare il numero di personale e i mezzi.

Inoltre non è necessario subito iniziare “alla grande”: meglio provare con piccoli convegni che col tempo diventeranno sempre più importanti. Si può anche pensare di lavorare come tramite per grosse agenzie che operano in ambiti internazionali.

Per essere in regola con la normativa italiana è necessario richiedere l’iscrizione presso il registro delle imprese. Dopo è obbligatorio aprire una partita IVA presso la camera di commercio; la partita IVA non comporta nessuna tassa per ottenerla. Insieme alla partita IVA vi viene consegnato anche il codice fiscale.

Per la tenuta della contabilità e per le pratiche fiscali è bene rivolgersi ad un serio commercialista che si occuperà in vece nostra del disbrigo di queste pratiche.

Scegliete con cura la città dove aprire la vostra agenzia di congressi. In genere sono più adatti centri grandi o luoghi con particolari attrattive culturali e naturali.

Il locale, agli inizi, può anche essere piccolo, l’importante è che sia ben visibile e sia posto in una strada molto frequentata. Una bella insegna e possibilmente della cartellonistica completano il quadro. La pubblicità è l’arma vincente per avere successo in questo campo, ciò significa che è necessario farsi conoscere, proponendosi per organizzare convegni nella propria provincia e regione di appartenenza.

Anche il passaparola e il volantinaggio sono degli ottimo mezzo per farsi conoscere.

Informatevi sugli eventi e le fiere relative a questo settore e partecipatevi promuovendo la vostra agenzia. Per farlo in maniera adeguata è necessario avere dei bigliettini da visita che riportino il logo, il nome e tutti gli altri dati utili per riuscire a contattarvi.

Anche un sito internet è imprescindibile per stare al passo coi tempi. Il sito deve essere ben collocato su tutti i motori di ricerca e deve fornire tutte le informazioni sulle vostre proposte, le vostre professionalità e ovviamente le indicazioni per contattarvi. Il sito deve essere costantemente aggiornato e modificato con i vostri nuovi lavori o nuove promozioni.

Le spese iniziali riguardano il locale, gli strumenti informatici come pc e stampante, telefono e fax, i software e naturalmente una connessione ad internet.

Per aprire un’agenzia di congressi non per forza bisogna aver frequentato dei corsi ma, aver maturato un’esperienza significativa nel campo è sempre un vantaggio. Anche in rete ci si trovano numerosi corsi che offrono una formazione teorica e pratica qualificante, cioè presso grossi centri congresso. Quella pratica è davvero importante perché permette di mettere a frutto le conoscenze apprese e aiuta a capire come muoversi nel settore. Un periodo si stage presso una seria agenzia di congressi costituisce un prezioso back ground dal quale poter attingere informazioni e conoscenze utili per la nostra neonata impresa.

Infine, bisogna essere capaci di lavorare sotto stress, curando i minimi dettagli. Organizzare un congresso, qualsiasi sia il tema, è impegnativo e spesso i tempi sono piuttosto stretti. Possedere spiccate doti organizzative, intuito, gentilezza sono i tratti del carattere che dobbiamo sviluppare per avere successo. L’organizzazione, la precisione e l’esperienza servono a portare a termine con successo i compiti che ci vengono commissionati.

Per portare avanti un’agenzia di congressi non è sufficiente avere una buona cultura, essere persone spigliate che sanno intraprendere delle relazioni interpersonali efficaci. E’ bene anche parlare almeno una lingua straniere in maniera discreta, avere fiuto per gli affari e saper affrontare gli aspetti tecnici ed economici che l’impresa comporta.

Iniziate a pensare a dei preventivi, studiando quali siano le voci da inserire e le proposte più accattivanti. Per i congressi sono necessarie delle hostess. Risulta essere necessario pensare a come contattarle, selezionarle e decidere quale paga proporre. Per ricercare il personale, se volete limitare i costi, potete pensare agli annunci presenti sui giornali, ad internet e ai social network.